Pentru a eficientiza gestionarea corespondenței electronice, vă sugerăm să adoptați metoda OHIO (gestionează o singură dată). O componentă cheie a acestei strategii este arhivarea mesajelor pe care doriți să le păstrați, eliminându-le din inbox. Vom analiza în continuare motivele esențiale pentru care arhivarea este importantă și de ce ar trebui să evitați utilizarea folderelor multiple.
De ce este imperativ să vă arhivați emailurile
Ca o recapitulare a principiului OHIO, inboxul dumneavoastră nu este un depozit de arhivă, un coș de gunoi, un dosar fizic sau un loc de stocare. Este locul în care aterizează emailurile noi, un inbox!
Atunci când aveți sute sau chiar mii de emailuri în inbox, acestea devin rapid dificil de gestionat. Odată ce nu le mai aveți în fața ochilor, acestea sunt ușor de uitat. Găsirea unor anumite emailuri devine anevoioasă, clientul dumneavoastră de email poate deveni lent (chiar și dacă accesați emailul printr-un browser precum Gmail) și, în cazul în care folosiți Outlook sau Apple Mail pe telefon, este posibil să vă consume spațiul de stocare.
În concluzie, nu este nici util, nici eficient să păstrați toate emailurile în inbox și există numeroase motive valide pentru a evita acest lucru.
În acest context, este esențial să procesați fiecare email (răspundeți, redirecționați, transformați-l într-o sarcină, programați o întâlnire) și apoi, fie să îl ștergeți, fie să îl arhivați. Iată cum ar trebui să procedați.
Destinația corectă pentru arhivarea emailurilor
Emailurile dumneavoastră ar trebui să fie transferate într-un singur dosar „Arhivă”. Nu ar trebui să fie distribuite în sute de dosare organizate meticulos. Un singur folder „Arhivă” este suficient.
Această abordare este destul de radicală și necesită o justificare solidă.
În primul rând, structurarea și menținerea unei ierarhii de foldere necesită un efort considerabil, timp care ar putea fi investit în gestionarea efectivă a emailurilor. În al doilea rând, poate fi dificil să decideți unde ar trebui să fie stocat un anumit email. De exemplu, un email de la un coleg legat de un termen limită al unui proiect ar trebui să meargă în dosarul proiectului, al colegului sau într-un dosar de lecții învățate? Acest proces de luare a deciziilor este consumator de timp și energie. În cele din urmă, este frustrant să căutați emailuri în viitor, știind că acestea pot fi dispersate în diverse foldere, fiecare cu sute de mesaje.
O singură arhivă facilitează mutarea emailurilor din inbox, deoarece elimină nevoia de a consuma resurse mentale pentru a lua decizii. Pur și simplu, procesați emailul și mutați-l în arhivă. Este incredibil de simplu, iar când gestionați un flux continuu de emailuri, este esențial ca procesul să fie cât mai simplu și mai eficient posibil. Fiecare dificultate sau iritare este amplificată la scară, așadar, o mică neplăcere sau pierdere de timp pentru un email va deveni o problemă majoră pentru sute de emailuri.
Pentru unii, aceasta va reprezenta o eliberare de tortura unei structuri complicate de foldere, în timp ce alții se vor simți deranjați la gândul pierderii organizării lor minuțioase, logice și aparent frumoase. Dacă vă numărați printre aceștia din urmă, va fi o schimbare dificilă. Înțelegem durerea dumneavoastră, dar suntem convinși că beneficiile pe termen lung ale unei singure arhive vor compensa dificultatea inițială de a vă schimba sistemul.
Modalități de arhivare a emailurilor în masă
Este evident că pentru a arhiva emailurile, este suficient să le mutați în dosarul Arhivă. Totuși, dacă aveți sute sau mii de mesaje în inbox, mutarea lor individuală poate părea copleșitoare. În mod ideal, ar trebui să găsiți o metodă pentru a le muta în bloc.
Dacă folosiți un client precum Microsoft Outlook sau Apple Mail, selectarea emailurilor în bloc este facilă. Faceți click pe un email din inbox, derulați în jos, apăsați tasta SHIFT și selectați un alt email. Toate emailurile dintre cele două vor fi selectate. Apoi le puteți muta prin drag and drop în dosarul Arhivă sau utilizați butonul Arhivă. Similar cu pictograma dischetei pentru „Salvare”, există o pictogramă standard de arhivă care arată ca o cutie de arhivă tradițională din carton. Această pictogramă este disponibilă atât în Outlook, cât și în Apple Mail (în aplicațiile client, cât și în cele mobile) pentru butonul Arhivă.
În Outlook, puteți configura și o acțiune rapidă (Quick Step) care să marcheze emailurile selectate ca citite și să le mute în dosarul Arhivă cu un singur click sau comandă rapidă de la tastatură.
Dacă doriți să începeți de la zero, puteți selecta toate emailurile din inbox folosind comanda rapidă Ctrl + A (Command + A pe Mac) și apoi să le arhivați. Nu vă putem spune dacă aceasta este cea mai bună abordare pentru dumneavoastră, dar cu siguranță veți obține rapid un inbox gol.
În interfețele web, cum ar fi Gmail, puteți selecta emailurile de pe o pagină făcând click pe căsuța de selectare din partea de sus a paginii.
După ce ați selectat emailurile, faceți click pe Arhivă pentru a le muta.
Nu există o comandă rapidă de la tastatură pentru a selecta toate emailurile din inboxul Gmail (deși * + a va selecta toate emailurile de pe pagină), dar odată ce ați selectat emailurile de pe pagină, va apărea un mesaj deasupra emailurilor, oferindu-vă opțiunea de a selecta toate emailurile din inbox.
Faceți click pe acest link pentru a selecta toate mesajele din inbox. Bara de mesaje se va schimba, oferindu-vă opțiunea de a anula selecția.
Câte emailuri ar trebui arhivate?
Numărul de emailuri pe care doriți să le arhivați simultan este o chestiune personală. După cum am menționat anterior, un inbox gol este, în cel mai bun caz, o situație temporară, iar în cel mai rău caz, aproape imposibil de realizat. Nu aveți control asupra emailurilor care ajung în inbox, deoarece oricine vă cunoaște adresa vă poate trimite mesaje. Chiar dacă reușiți să vă goliți inboxul, acesta nu va rămâne gol pentru mult timp. Totuși, nu este un obiectiv rău de urmărit, deoarece un inbox gol, chiar și pentru o scurtă perioadă de timp, va reduce stresul resimțit. Dar, pentru că nu va rămâne gol, gestionarea emailurilor este un proces continuu, nu un scop final. De asemenea, nu este obligatoriu să arhivați un email dacă nu doriți să-l păstrați, îl puteți șterge, aceasta fiind o modalitate excelentă de a economisi spațiu.
Așadar, în loc să vă concentrați asupra arhivării sau ștergerii fiecărui email din inbox, setați obiective realizabile care vor reduce stresul legat de emailuri. Dumneavoastră știți cel mai bine ce anume vă va reduce stresul, dar iată câteva exemple:
- Niciun email cu prioritate ridicată la sfârșitul zilei.
- Niciun email mai vechi de două zile lucrătoare în inbox.
- Niciun email de la personal, manager sau clienți (ștergeți după caz) la sfârșitul săptămânii.
Identificați ce anume vă provoacă cel mai mult stres legat de emailuri. Gestionați și arhivați (sau ștergeți) acele emailuri cu prioritate.