G Suite reprezintă o suită de instrumente digitale destinate companiilor, incluzând Gmail, Drive, Docs, Sheets și altele, oferite de Google printr-un abonament lunar. Acesta are scopul de a facilita și eficientiza activitățile afacerii tale. Însă, care sunt diferențele esențiale între această versiune și aplicațiile Google gratuite?
Ce presupune G Suite?
G Suite, anterior cunoscută sub denumirea de Google Apps for Work, este o soluție software de tip SaaS (Software as a Service). Aceasta reunește într-un singur loc toate instrumentele de productivitate și colaborare bazate pe tehnologia cloud, create de Google pentru firme, instituții și organizații non-profit. Fiecare abonament oferă acces la adrese Gmail personalizate, Documente, Foi de calcul, Prezentări, Calendar, Drive, Site-uri și multe alte servicii.
Care este deosebirea dintre G Suite și aplicațiile gratuite Google?
Deși la prima vedere multe aplicații Google par a fi accesibile gratuit, există câteva aspecte cruciale care diferențiază G Suite și o fac adaptată nevoilor unei companii.
În timp ce multe dintre aceste servicii sunt oferite gratuit utilizatorilor obișnuiți, G Suite adaugă funcționalități specifice mediului de afaceri. Printre acestea se numără calendarele partajate, stocarea opțională nelimitată în cloud, controale administrative avansate (cum ar fi adăugarea și ștergerea de utilizatori, autentificarea în doi pași, conectarea unică), dar și instrumente simple pentru migrarea datelor. Acestea din urmă sunt esențiale pentru transferul informațiilor importante ale companiei în G Suite. În plus, G Suite oferă gestionarea dispozitivelor mobile, permițând activarea/dezactivarea acestora, controlul asupra aplicațiilor permise și ștergerea de la distanță în cazuri de utilizare neautorizată a unui dispozitiv al firmei.
Un alt avantaj notabil al G Suite este posibilitatea de a avea adrese de e-mail personalizate, care reflectă domeniul companiei tale. Astfel, în loc de adrese standard „@gmail.com”, fiecare utilizator va avea o adresă de forma „[email protected]”, oferind un plus de profesionalism.
Important: Trebuie să deții și să verifici domeniul pentru a-l putea utiliza cu G Suite.
Dacă utilizezi deja alte servicii de e-mail (Outlook, Yahoo etc.), nu îți face griji. G Suite vine cu un instrument special de migrare a datelor, care transferă e-mailurile, calendarul și contactele existente direct și simplu.
Cât costă G Suite?
Înainte de 6 decembrie 2012, Google oferea o versiune standard gratuită a G Suite, cu funcționalități limitate, disponibilă pentru cei care se înregistraseră și își verificaseră domeniul înainte de termenul limită. În prezent, prețul variază în funcție de numărul de utilizatori din companie, fiecare nivel oferind mai multe funcții și spațiu de stocare față de varianta anterioară.
Există trei planuri tarifare adaptate nevoilor afacerilor de toate dimensiunile:
De bază: Ofera 30 GB spațiu de stocare partajat în Drive și Gmail pentru fiecare utilizator. Include toate aplicațiile Google de productivitate, dar nu are Cloud Search (capacitatea de a căuta în conținutul companiei din G Suite), App Maker (crearea de aplicații personalizate) și Vault (reținerea datelor și eDiscovery). Costul este de 6 USD/utilizator/lună.
Afaceri: Similar planului de bază, dar oferă spațiu de stocare nelimitat pentru toți utilizatorii și include Vault, Cloud Search și posibilitatea de a dezvolta aplicații. Costul este de 12 USD/utilizator/lună.
Enterprise: Include toate caracteristicile planului Afaceri, dar adaugă controale avansate de securitate și administrare, eDiscovery și prevenirea pierderii datelor. Costul este de 25 USD/utilizator/lună.
Pentru instituțiile de învățământ, Google oferă G Suite Education, adaptat profesorilor și elevilor. G Suite Education are două variante:
G Suite for Education: Include aceleași instrumente de productivitate ca și G Suite Basic, dar oferă spațiu de stocare suplimentar pentru Sites, Drive și Gmail, alături de acces gratuit la Google Vault. Această versiune este oferită gratuit instituțiilor de învățământ.
G Suite Enterprise for Education: Oferă funcționalități suplimentare pentru instituții mari, precum controale avansate, analize îmbunătățite, căutare avansată și instrumente de comunicare dedicate mediului enterprise. Costul este de 4 USD/utilizator/lună pentru cadre didactice și personal, respectiv 4 USD/utilizator/lună pentru studenți.
Instituțiile care au achiziționat licențe pentru toți profesorii și personalul în anii 2018 sau 2019 beneficiază de prețuri speciale, cu reduceri substanțiale, atât pentru cadre didactice, cât și pentru studenți:
2 USD/utilizator/lună pentru profesori și personal
Gratuit pentru studenții eligibili
Important: Prețurile promoționale sunt valabile pentru clienții care au achiziționat produsul în 2018 sau 2019, iar reînnoirile sunt onorate pentru o perioadă de trei ani de la data semnării contractului inițial, cu respectarea condițiilor ofertei.
În plus, Google oferă o versiune gratuită pentru organizațiile non-profit eligibile. Aceasta are funcționalități similare cu ediția G Suite Basic și este aproape identică cu G Suite for Education.
Important: Este necesar un cont Google pentru organizații non-profit și trebuie să verifici că ești proprietarul domeniului utilizat pentru înregistrare.
Cum încep?
Așa cum am menționat anterior, există diferite versiuni G Suite, fiecare oferind funcționalități ușor diferite, în funcție de ceea ce alegi.
Pentru a începe să utilizezi G Suite, identifică scopul principal și alege una dintre opțiunile care se potrivește cel mai bine cerințelor companiei/instituției tale.
Google oferă un test gratuit de 14 zile pentru noii utilizatori, pentru a evalua dacă platforma corespunde necesităților unei afaceri.
Pentru a începe, parcurge procesul standard de înregistrare, care implică introducerea informațiilor cardului de credit, activează contul și apoi verifică-ți domeniul. Dacă, înainte de expirarea perioadei de probă, decizi că nu dorești să continui cu G Suite, anulează abonamentul. Perioada de probă de 14 zile este activată implicit pentru toate conturile noi.
Dacă ești mulțumit de G Suite și dorești să îl utilizezi în continuare, nu este nevoie să faci nimic. Cardul de credit va fi debitat conform versiunii G Suite pe care ai ales-o.