Dacă ați utilizat vreodată instrumentul de curățare a căsuței de e-mail, probabil ați observat butonul „Arhivare automată”. Însă, s-ar putea să nu fiți complet familiarizat cu funcționarea sa exactă și cu efectele pe care le produce. Iată o explicație detaliată a rolului său și a modului în care îl puteți utiliza eficient.
Prin simpla acționare a butonului „Arhivare automată”, un proces complex va analiza toate directoarele din Outlook, aplicând regulile de arhivare automată pe care le-ați definit. Nu trebuie să vă faceți griji dacă nu ați configurat reguli specifice, deoarece setarea implicită este să nu se efectueze nicio acțiune, așa că nu puteți provoca nicio problemă prin simplul clic. Totuși, dacă doriți să transferați automat elementele vechi într-o arhivă separată, arhivarea automată reprezintă soluția ideală pentru a automatiza acest demers. Haideți să explorăm împreună configurarea și execuția acestui proces.
Cum activați Arhivarea automată
Primul pas constă în activarea opțiunii de Arhivare automată și personalizarea setărilor acesteia. Accesați meniul Fișier, apoi Opțiuni, Avansat și faceți clic pe butonul „Setări Arhivare automată”.
Atâta timp cât opțiunea „Executați arhivarea automată la fiecare” este dezactivată (setarea implicită), arhivarea automată nu va fi inițiată.
Imediat ce activați opțiunea „Executați arhivarea automată la fiecare”, toate celelalte opțiuni devin disponibile.
Spre deosebire de instrumentul de Curățare a folderului, care are un set de setări în secțiunea Opțiuni fișier și vă oferă controlul de a executa acele setări manual în orice folder doriți, setările Arhivării automate prezentate aici reprezintă valorile implicite. Fiecare folder care are activată arhivarea automată poate folosi aceste setări standard sau poate avea setări individuale, în funcție de preferințele utilizatorului. Vom vedea cum se face acest lucru puțin mai târziu, dar mai întâi să analizăm setările implicite.
Personalizarea setărilor Arhivării automate
Odată ce ați activat Arhivarea automată, aceasta va fi executată automat la fiecare 14 zile, conform setării implicite. Puteți ajusta această valoare folosind săgețile în sus și în jos sau introducând direct un număr, variind între 1 și 60 de zile. Dacă introduceți un număr mai mare de 60, Outlook vă va afișa un mesaj de eroare la apăsarea butonului „OK”, solicitându-vă să modificați valoarea înainte de a salva.
Următoarea opțiune, „Solicitați înainte ca Arhivarea automată să ruleze”, vă oferă flexibilitatea de a primi o notificare din partea Outlook înainte de demararea procesului de arhivare. Această notificare vă permite să revedeți setările sau să opriți executarea curentă a Arhivării automate.
Restul setărilor reglementează elementele care vor fi arhivate și ce se întâmplă în timpul procesului. Prima opțiune, „Ștergeți elementele expirate (doar folderul de e-mail)”, se referă exclusiv la mesajele de e-mail cărora li s-a adăugat o dată de expirare. Această setare nu va afecta sarcinile sau evenimentele, chiar dacă activați Arhivarea automată pentru respectivele directoare.
Restul setărilor sunt valabile pentru toate elementele, nu doar pentru e-mailuri, inclusiv evenimente din calendar, sarcini, notițe și înregistrări în jurnal.
Dacă lăsați activată opțiunea „Arhivați sau ștergeți elemente vechi”, setarea implicită este ca Outlook să transfere articolele mai vechi de 6 luni într-un nou fișier .pst, numit Arhivă (în mod implicit), și să afișeze acest fișier în panoul de navigare din Outlook, permițându-vă accesul la elementele arhivate oricând doriți. Puteți modifica valoarea „Ștergeți articolele mai vechi de” la orice interval cuprins între 1 zi și 60 de luni, puteți selecta un alt fișier .pst pentru a stoca articolele sau puteți opta pentru „Ștergeți definitiv articolele vechi”.
Atenție, ștergerea definitivă a articolelor ocolește folderul Elemente șterse și le elimină complet din Outlook. În funcție de setările dvs., este posibil să le mai puteți accesa de pe serverul de e-mail, dar nu ar trebui să vă bazați pe această posibilitate. Selectați această opțiune doar dacă doriți să ștergeți articolele pentru totdeauna.
Apăsând „OK”, Arhivarea automată se va activa. Aceasta se va executa conform frecvenței stabilite la opțiunea „Executați arhivarea automată la fiecare” (implicit, la fiecare 14 zile), începând cu ziua curentă. Prin urmare, după ce ați activat-o, ar trebui să vă așteptați să se ruleze în scurt timp. În timpul testelor noastre, a trecut mai puțin de zece minute de la activare până la primirea notificării că Arhivarea automată urmează să se execute. De obicei, procesul se aplică doar anumitor foldere, așa că dacă doriți să îl extindeți la alte foldere sau să personalizați comportamentul în diferite foldere, continuați să citiți.
Cum activați și personalizați Arhivarea automată pentru diferite directoare
Atunci când activați Arhivarea automată, aceasta se aplică în mod implicit doar următoarelor directoare:
Obiecte trimise
Elemente șterse
Calendar
Sarcini
Dacă doriți să extindeți procesul la alte directoare, va trebui să activați manual Arhivarea automată pentru fiecare folder (sau să o dezactivați pentru oricare dintre cele patru directoare menționate anterior, dacă nu doriți să ruleze acolo). Pentru a face acest lucru, faceți clic dreapta pe folderul dorit din panoul de navigare și selectați „Proprietăți”.
Alternativ, puteți accesa proprietățile folderului selectând Folder > Proprietăți folder din panglica meniului. (Pentru foldere precum Calendar și Sarcini, care nu apar în panoul de navigare, aceasta este singura modalitate de a accesa proprietățile folderului.) Aveți și posibilitatea de a accesa direct Setările Arhivării automate, economisind un pas odată ce sunteți în fereastra Proprietăți folder.
În fereastra Proprietăți folder, selectați fila Arhivare automată pentru a accesa setările specifice ale folderului respectiv.
În majoritatea folderelor, opțiunea „Nu arhivați elementele din acest folder” este activată în mod implicit. Acest lucru înseamnă că atunci când rulează procesul de Arhivare automată, folderul va fi ignorat și niciun element din el nu va fi arhivat. Dacă doriți ca folderul să fie inclus, activați opțiunea „Arhivați elementele din acest folder folosind setările implicite”.
Ca alternativă, dacă doriți ca setările de Arhivare automată pentru acest folder să fie diferite de cele implicite, activați „Arhivați acest folder folosind aceste setări” și modificați setările în funcție de preferințele dvs.
Dacă, la un moment dat, doriți să reveniți la setările implicite pentru toate directoarele, accesați Fișier > Opțiuni > Avansat > Setări Arhivare automată și faceți clic pe butonul „Aplicați aceste setări la toate folderele acum”. Acest lucru va schimba setarea tuturor directoarelor care aveau activată opțiunea „Arhivați acest folder folosind aceste setări” la „Arhivați elementele din acest folder folosind setările implicite”.
Odată ce ați definit setările implicite ale Arhivării automate și setările pentru fiecare director, conform preferințelor dvs., puteți lăsa procesul să ruleze în liniște în fundal, eliberând spațiu și prevenind supraîncărcarea directoarelor.