Google Workspace: instrumente perfecte pentru o cultură de lucru sigură, eficientă și colaborativă.
De la distanță sau nu, nu vă puteți aștepta la succes în timp ce lucrați în silozuri. Și Google Workspace (fostă GSuite) este locul în care lucrați împreună în timp real.
Pe baza abonamentului, Google Workspace este un grup de aplicații multiple, inclusiv:
Foi de calcul Gmail Căutare în cloudMeet Slides Jamboard Formulare de chat Administrator Calendar Site-uri Endpoint DriveKeepVaultDocsApp ScriptWork Insights
Singur, acestea sunt aplicații simple pentru care puteți găsi cu ușurință înlocuitori. Dar împreună, ele pot fi lipiciul necesar pe care l-ați căutat pentru a vă ajuta să vă funcționați afacerea ca una.
În primul rând, vom vedea unele dintre aceste aplicații individuale care ajută la colaborare, urmate de instrumente de securitate și de administrare încorporate.
Cuprins
Gmail
Cu toții folosim Gmail (cel gratuit) de când am pus prima mâna pe computere. Cu toate acestea, aspectul de afaceri al Gmail rămâne ascuns unor astfel de utilizatori.
Trimiterea de e-mailuri este doar o singură fațetă a Gmail, dar altele, cum ar fi integrarea cu Google Meet, Chat etc., o fac mai mult decât ceea ce pare posibil de la suprafață.
De exemplu, puteți trece la Chat și Meet din Gmail pentru a păstra fiecare conversație într-un singur loc, cu opțiunea de a salva sau șterge istoricul după 24 de ore.
În plus, Smart Compose îți face munca mai ușoară ca expeditor de e-mail. Cu ajutorul inteligenței artificiale, primiți sugestii în timp ce scrieți e-mailuri. De asemenea, puteți activa personalizarea pentru mai multă acuratețe, care se îmbunătățește în timp.
Un alt lucru excelent despre Gmail este filtrarea spam-ului. Cu învățarea automată, Gmail ține la distanță peste 99,9% din spam. Deși aceasta este o caracteristică excelentă pentru securitatea personală, este la fel sau mai importantă pentru comunicațiile de afaceri.
Cu toate acestea, ca entitate comercială, @yourbrandname.com este cea mai bună adresă de e-mail pe care o puteți obține, iar utilizarea @gmail.com este considerată generică.
Rezolvând această problemă, puteți utiliza un domeniu personalizat și puteți cere Gmail să vorbească despre afacerea dvs. De asemenea, Google Workspace acceptă o tranziție ușoară de la furnizorii de e-mail vechi, cum ar fi Microsoft Outlook.
Spațiul de lucru Gmail are, de asemenea, ceea ce ai putea avea nevoie pentru un marketing prin e-mail de succes. Puteți beneficia de aspectele pre-proiectate, puteți adăuga aroma personalizată și puteți utiliza multi-send pentru a răspândi mesajul unui public larg dintr-o singură mișcare.
Google Chat & Spaces
Aici vorbiți cu colegii dvs., partajați documente, programați întâlniri și puteți face lucrurile fără a utiliza vreo aplicație de mesagerie de afaceri terță parte, cum ar fi Slack.
Acesta este împărțit în două: Chat și Spații.
Poți presupune Google Chat similar cu orice aplicație de mesagerie precum Slack sau WhatsApp. Acest lucru acceptă vorbirea cu orice persoană internă sau externă cu doar un cont Google.
În plus, Chat oferă și conversații de grup.
Spațiile, pe de altă parte, sunt cele mai potrivite pentru proiecte. De exemplu, secțiunile Chat și Partajare din Spaces sunt similare cu canalele Slack unde puteți adăuga persoane, partaja fișiere etc.
În plus, puteți atribui sarcini membrilor echipei și urmăriți progresul acestora.
Există două tipuri de spații în Google Workspace. Prima este restricționată, unde doar membrii adăugați pot participa. Celălalt este destinat întregii organizații, unde oricine se poate alătura unui anumit spațiu cu un link.
Aici, separatorul dintre versiunile gratuite și L Workspace este suportul pentru integrările aplicațiilor. Sute de aplicații (cum ar fi Twitter, Asana, Zapier etc.) sunt disponibile pentru a fi controlate fără a te muta vreodată.
Interesant este că Google și-a implementat procesarea limbajului natural pentru a crea rezumate în chat-uri și spații. Acest lucru va crea o versiune scurtă a întregii conversații în partea de sus pentru a prinde totul dintr-o singură privire.
Google Meet
Google Meet este înlocuitorul nativ pentru spațiul de lucru pentru orice aplicație de videoconferință terță parte, cum ar fi Zoom.
Google a anunțat că va adăuga transcrierea și rezumatul întâlnirilor automate în actualizările viitoare. Acest lucru asigură întâlniri mai productive și menține fiecare conversație relevantă în etapele ulterioare.
Sursă: Google
În plus, livrarea video va beneficia de viitoarea restaurare a portretului, care va ajuta la atenuarea condițiilor precum împrejurimile slab iluminate, camerele web inferioare sau rețelele instabile.
În mod similar, funcții precum Portret light vă oferă un aspect de calitate în studio în întâlnirile online.
Deși acesta a fost în principal despre videoclip, lucruri precum De-reverberation vor filtra ecoul, oferind o experiență de ascultare optimă tuturor, indiferent de acustica spațiului.
În timp ce Meet poate găzdui mulți participanți, uneori nu este suficient pentru o organizație gigantică. În astfel de cazuri, Meet a inclus capabilități Livestream pentru până la 10.000 de participanți. În plus, în actualizările viitoare, toți cei care accesează fluxul live vor putea participa la întrebări și răspunsuri sau la sondaje, oferind mai multă incluziune tuturor.
Deși Google Meet este în primul rând un software gratuit pentru conferințe video, unele funcții premium sunt rezervate abonaților plătiți.
Bunătățile suplimentare implică durate mai lungi de întâlnire (până la 24 de ore), mai mulți participanți (până la 500), ridicarea mâinii, săli de lucru, sondaje, înscriere prin telefon etc.
În plus, anularea inteligentă a zgomotului, urmărirea prezenței și înregistrarea apelurilor fac din Workspace Meet un pachet distinctiv în sine.
În plus, puteți crea o pagină de rezervare separată pentru a vă ajuta clienții să găsească intervalul orar cel mai potrivit pentru discuții. Și acest lucru este actualizat ori de câte ori cineva rezervă timp, menționând sloturile gratuite.
Întâlnirile desfășurate prin Google Meet sunt sigure la nivel de întreprindere. Totul este criptat în tranzit, iar partajarea ecranului dvs. cu participanții este în siguranță, fără teama de snooper. Cu toate acestea, în actualizările ulterioare, utilizatorii vor gestiona ei înșiși cheile de criptare și pot opta pentru întâlniri criptate end-to-end.
Documente, Foi de calcul și Prezentări Google
Acesta este cel mai mult pe care tu și echipa ta îl vei folosi ca organizație.
Aceste instrumente permit până la 100 de persoane să vizualizeze, să editeze sau să comenteze simultan un singur fișier în funcție de nivelurile lor de permisiune.
Și ducând colaborarea la un nou nivel, aceste instrumente sunt integrate cu Meet. Deci, oamenii nu numai că pot lucra la același document, ci se pot vedea și vorbesc între ei în timp ce fac acest lucru.
Acest lucru reduce mult înainte și înapoi și ajută la efectuarea ajustărilor în timp real pentru a crea cele mai bune într-un timp minim.
În plus, modul imagine în imagine vă permite să efectuați mai multe sarcini în timp ce urmăriți procedurile și să accesați direct cu un clic atunci când este timpul să acționați.
În timp ce cea mai mare parte a funcționalității este prezentă pentru utilizatorii gratuiti, Google Workspace are un anumit avantaj.
În primul rând, spațiul de stocare este dublat chiar și în nivelul de bază, care devine nelimitat pentru abonamentele mai mari și echipele mai mari (mai mult de cinci). Pentru o dimensiune de echipă mai mică de cinci, spațiul de stocare atribuit fiecărui utilizator poate ajunge până la 1TB, mult mai mult decât ceea ce vine cu (15 GB) în versiunea gratuită.
În plus, se poate partaja un document cu o întreagă organizație cu un singur clic și îl poate face căutat.
O altă caracteristică unică a Google Workspace Docs este rezumatul automat. Deși este întotdeauna posibil să aveți acest lucru manual, automatizarea ușurează cu editarea opțională, dacă este necesar.
În ceea ce privește securitatea, Google intenționează să acopere Documente, Prezentări și Foi de calcul cu aceeași protecție împotriva programelor malware și împotriva phishingului implementată în Gmail.
Acest lucru vă va asigura că veți primi alerte cu privire la orice astfel de link sau încercare care vă poate compromite securitatea personală sau a companiei.
Google Calendar
Calendarul pare a fi cel mai puțin folosit din lot. Cu toate acestea, permite o programare perfectă, asigurându-vă că nu vă suprapuneți cu slotul ocupat al nimănui.
Cel mai bun caz de utilizare pentru Google Calendar unește calendarul tuturor pentru a vedea disponibilitatea așteptată. În plus, puteți crea și partaja calendare care indică evenimente specifice pe care receptorii le pot îmbina cu propriile lor.
În plus, toate întâlnirile configurate în Calendar sunt sincronizate peste tot, evitând orice posibilă ciocnire.
Google Jamboard
Google Jamboards sunt tablele digitale care vă ajută să creați idei care conduc la inovații. Ele funcționează ca un spațiu comun unde se poate desena, șterge, adăuga imagini etc.
Creatorul unui Jamboard poate permite altora ca spectatori (cu sau fără dată de expirare) sau editori.
Conținutul Jamboard poate fi, de asemenea, transferat pe o placă fizică, digitală, pe care o puteți achiziționa separat de la Google.
Cu toate acestea, totul din Jamboard despre care am discutat până acum este disponibil pentru fiecare utilizator cu un cont Google. Diferențiatorul, din nou, în favoarea utilizatorilor Workspace, este partajarea cu un singur clic către instituția dvs.
Google Cloud Search
Google Cloud Search este o funcție exclusivă disponibilă pentru utilizatorii Google Workspace. Acest instrument aduce puterea căutării Google în afacerea dvs.
Mai simplu, aici puteți căuta instantaneu din întregul depozit de documente de afaceri (cum ar fi Documente, Prezentări, Foi de calcul etc.).
Și cea mai bună parte este descoperirea documentelor cu acces controlat. Aceasta înseamnă că angajații tăi vor vedea doar documentele la care li s-a acordat acces în căutarea în cloud.
Pe lângă utilizarea autonomă, căutarea în cloud este strâns integrată în aplicațiile Google Workspace precum Gmail, Docs, Drive etc.
Alții
Deoarece această secțiune are ca scop colaborarea la locul de muncă, am clasificat restul aplicațiilor Workspace din această secțiune.
Google Vault
Google Vault vă ajută să păstrați datele specifice utilizatorului pentru toate aplicațiile Workspace, astfel încât să nu pierdeți accesul la nimic dacă acel utilizator părăsește organizația dvs.
Puteți folosi Vault pentru a stoca mesaje Gmail, fișiere Drive, mesaje de chat (cu istoricul activat), înregistrări Google Meet și fișiere conexe, site-uri, date Google Voice Workspace etc.
Cu toate acestea, Vault reține doar datele cărora i-ai spus. În plus, datele referitoare la orice utilizator șters nu vor fi disponibile în Seif. În acest caz, Google prescrie suspendarea utilizatorilor în loc să-i ștergă.
Vault oferă, de asemenea, acces la date bazat pe roluri.
În mod concludent, Vault înregistrează fiecare activitate a tuturor angajaților dvs. într-un singur loc pe care îl puteți exporta în scopuri legale sau în alte scopuri.
Site-uri Google
Deși WordPress este cunoscut drept cel mai simplu mod de a crea site-uri web, Site-uri Google este cea mai bună opțiune pentru a face acest lucru și mai rapid.
Și, deși puteți utiliza acest lucru pentru un site web de afaceri esențial, strălucește atunci când doriți să prezentați un anumit proiect sau să construiți un site web pentru evenimente.
Toate acestea sunt drag-and-drop fără nicio atingere de codare.
Site-urile acceptă, de asemenea, utilizarea unui domeniu personalizat pentru a oferi site-ului propria identitate. Alternativ, se poate publica gratuit cu o adresă web generică furnizată de Google.
De asemenea, puteți colabora la orice proiect web creat folosind acest instrument. În cele din urmă, toate site-urile web proiectate prin Site-uri sunt receptive pe toate dispozitivele și rezoluțiile.
Punct final
Endpoint vă ajută să gestionați dispozitivele angajaților în cazul în care acestea sunt furate pentru a păstra datele sensibile ale companiei.
Cu aceasta, puteți aplica parole puternice și puteți opta pentru ștergerea dispozitivului sau a contului în cazuri severe. Un punct final este un instrument multiplatform care vă protejează informațiile despre companie pe Windows, Mac, Linux, Android, iOS și ChromeOS.
În plus, puteți utiliza acest lucru pentru a face disponibile aplicații specifice de afaceri prin Google Play sau App Store Apple.
App Script
App Script este platforma de aplicații cu cod redus de la Google pe care o puteți folosi pentru a extinde funcționalitatea Workspace cu HTML, CSS și JavaScript.
Obiectivul este simplu: automatizați cele mai simple sarcini de rutină pentru a vă ajuta să vă concentrați pe ceea ce este important.
Acesta este preîncărcat cu API-uri Workspace și are integrare nativă cu peste 100 de servicii Google.
Google Work Insights
Acesta este o modalitate de a evalua adoptarea Google Workspace pentru compania dvs.
Puteți vedea utilizarea aplicațiilor Google individuale și o puteți compara cu aplicațiile vechi. Perspectivele pot fi, de asemenea, configurate pentru a vă afișa datele la nivel de echipă sau grup sau pentru întreaga organizație.
Cu toate acestea, acest lucru nu se limitează la adopție. În schimb, puteți consulta și cifrele de colaborare pentru aplicațiile Workspace. Acest lucru vă oferă date legate de partajarea documentelor, coeditare, întâlniri etc., indicând impactul în timp real pe care aceste instrumente îl au asupra culturii muncii.
Cu toate acestea, datele nu vor împiedica confidențialitatea esențială a angajaților dvs., deoarece acestea sunt colectate ca agregat pentru o echipă de zece sau mai multe. Deși, administratorii pot crește această limită pentru organizațiile mai mari.
În cele din urmă, administratorii pot exporta rapoartele pentru analize suplimentare și decizii manageriale.
Concluzie
Deci, acestea sunt câteva moduri prin care Google Workspace vă poate ajuta să colaborați și să lucrați eficient.
Dar asta nu este tot. De asemenea, aveți acces la Google Workspace Marketplace pentru a crește și mai mult rezultatele.
PS: De asemenea, puteți regla Google Workspace la un alt nivel cu aceste instrumente. În plus, consultați acest ghid individual Google Workspace pentru a vedea cum vă poate transforma afacerea ca antreprenor individual.