03/28/2024

8 software de gestionare a contractelor pentru a vă simplifica fluxul de lucru

Contractele reprezintă conducta de venituri a oricărei afaceri, iar software-ul de gestionare a contractelor asigură că canalul este impecabil și în timp util.

Contractele de afaceri devin acum complet digitalizate. Nu mai există redactarea documentelor, redactarea finală, semnarea, poșta poștală etc. Echipa de finanțe, vânzări sau asistență pentru clienți utilizează acum instrumente automate pentru a produce sute de contracte zilnic.

Dacă nu ați încercat nicio aplicație de gestionare a contractelor, sunteți în locul potrivit. Vă prezentăm mai jos lista finală de aplicații de gestionare a contractelor, astfel încât să puteți alege.

Care este scopul software-ului de management al contractelor?

Aplicațiile de gestionare a contractelor fac procesul de contractare fără efort, gestionând negocierile până la semnarea finală. Sună interesant? Găsiți mai jos câteva scopuri populare:

Reduceți durata contractului

De obicei, durează până la 4 săptămâni pentru a finaliza un proiect de conținut al contractului. Dacă sunteți responsabil cu redactarea contractelor, impresionați-vă managerul producând contracte profesionale în câteva minute, folosind și un management robust al contractelor.

Creșteți acuratețea contractului

Greșelile neintenționate dintr-un document de contract ar putea rupe o afacere bună și scădea încrederea companiei dumneavoastră. Puteți evita astfel de accidentări utilizând instrumente de contractare automate. Astfel de instrumente utilizează contacte anterioare pentru a completa automat cifre vitale, câmpuri, date etc.

Tot ce trebuie să faceți este să faceți unele personalizări și modificări ale datelor populate pentru a actualiza contractul.

Automatizarea proceselor cheie

Un proces contractual implică mulți pași, cum ar fi negocierea, crearea, ofertele preliminare, cotațiile actualizate, cotațiile reînnoite, memento-urile de semnare a contractelor etc. Puteți automatiza toți acești pași folosind software-ul de gestionare a contractelor pentru a vă salva sănătatea și, desigur, o mulțime de hârtii. .

Activarea semnăturii electronice

Echipa de vânzări și asistență pentru clienți poate continua să mute procesul de semnare a contractului de la o persoană la alta prin semnături electronice. Semnarea digitală a documentelor este mai rapidă decât semnarea personală.

Acum că ați învățat care sunt scopurile din spatele aplicațiilor de gestionare a contractelor, este timpul să învățați câteva exemple populare de gestionare a contractelor.

PandaDoc

În timp ce PandaDoc este un software popular și robust de gestionare a contractelor, face mai mult decât atât. Pe lângă faptul că vă permite să personalizați, să negociați și să includeți eSign în contracte complexe, menține conversațiile în mișcare și funcționează la viteza dvs.

Această platformă bogată în funcții conține sute de șabloane de contracte pe care le puteți personaliza folosind un editor de tip drag-and-drop și le puteți partaja cu clienții dvs. prompt. Mai mult, puteți folosi biblioteca de alegeri de clauze preaprobate pentru a genera contracte fără erori pentru utilizări multiple.

Caracteristicile evidențiate ale PandaDoc sunt:

  • Notificări în timp real
  • Procesare fără întreruperi a plăților
  • Aplicație mobilă pentru Android și iOS
  • Documente și utilizatori nelimitat
  • Integrare CRM pentru importul datelor clienților

Vă permite să vă eficientizați procesul de gestionare a contractelor prin automatizarea sarcinilor precum aprobarea, semnarea comenzii și permisiunile personalizate ale utilizatorilor. Membrii echipei pot comenta documentul sau pot continua conversația prin intermediul funcției generale de chat.

  Construiește-ți următoarea aplicație cu aceste platforme open source low-code/fără cod

Contracte Zoho

Zoho Contracts este un software cuprinzător de gestionare a contractelor care vă permite să simplificați ciclul de viață al contractului. Ajută companiile să îmbunătățească eficiența în toate aspectele legate de managementul contractelor prin îmbunătățirea conformității și diminuarea riscurilor de afaceri. Această aplicație poate îndeplini toate nevoile dvs. legate de contract, de la crearea documentelor, aprobarea și negocierea până la semnătură.

Caracteristicile cheie ale Zoho Contracts sunt:

  • Semnături obligatorii din punct de vedere juridic
  • Acțiuni pentru mementouri
  • Roluri de utilizator predefinite și permisiuni de acces
  • Criptare și centre de date private
  • Depozitul central pentru întreprinderi

Puteți crea instantaneu noi contracte cu ajutorul expertului de creare a contractelor, puteți încerca orice șabloane predefinite pentru contracte comune sau puteți crea șabloane personalizate. Funcții precum un editor de documente încorporat, urmărirea modificărilor și comentariile fac colaborarea între documente perfectă pentru dvs.

În plus, puteți utiliza această platformă pentru a proiecta fluxul de lucru de aprobare, pentru a obține informații valoroase despre date din analize, pentru a captura istoricul contractului, pentru a vedea modificările curente și pentru a gestiona obligațiile contractuale.

ContractWorks

Dacă sunteți în căutarea unui software simplu de gestionare a contractelor, care durează doar câteva minute pentru a fi configurat, optați pentru ContractWorks. Nu numai că crește vizibilitatea contractului dvs. drastic, dar și minimizează riscul de a rata următoarea dată de reînnoire.

Caracteristicile evidențiate ale ContractWorks sunt:

  • Rapoarte personalizate, programate care acoperă toate aspectele
  • Alerte și notificări nelimitate pentru contracte importante
  • Etichete AI pentru navigare și căutare ușoară în contract
  • Instrumente inteligente AI pentru urmărirea punctelor cheie ale datelor
  • GUI intuitiv și Manager de implementare dedicat

Această aplicație vă permite să includeți un număr nelimitat de utilizatori, indiferent de planul pe care îl alegeți. Folosind OCI și funcția de căutare avansată, puteți găsi imediat detaliile acordului de care aveți nevoie.

În plus, vă permite să stocați toate contractele într-un depozit de contracte scalabil și securizat. Caracteristica de semnătură electronică încorporată vă permite să trimiteți, să semnați și să depuneți contracte de oriunde.

Concordia

Concord este o platformă unică pentru toate procesele contractuale. Vă permite să gestionați redactarea, aprobarea, semnarea electronică și stocarea contractelor și controlul total asupra managementului ciclului de viață al contractului.

Pe această platformă, puteți efectua alte sarcini esențiale, cum ar fi negocierea externă, căutarea contractelor, gestionarea alertelor de termen limită și raportarea. De asemenea, facilitează linia roșie a documentelor de colaborare, comentarea și chatul cu colegii și furnizorii.

Caracteristicile cheie ale Concord includ:

  • Automatizare regulată a sarcinilor cu integrare bogată
  • Informații legate de contract cu comparație pe teren
  • Alerte prin e-mail pentru reînnoirea contractului sau termen limită
  • Semnături nelimitate cu caracter legal
  • Dirijarea și aprobarea automată a documentelor

Concord acceptă integrarea cu mai multe aplicații pentru a vă ușura fluxul de lucru. Îl puteți integra cu peste 4000 de aplicații prin Zapier sau puteți utiliza API-ul REST și webhook-urile. Mai mult, îl puteți combina cu Salesforce, DocuSign, Dropbox, Box, Google Drive, Slack, Hubspot, Microsoft Teams, Typeform, Google Forms și multe altele.

DocuSign CLM

DocuSign CLM este alegerea potrivită pentru întreprinderile mici, deoarece oferă un software de gestionare a contractelor rentabil. Vă ajută să organizați întregul proces prin crearea de acorduri personalizate, automatizarea contractului de muncă ocupată și învățând despre tendințe, riscuri și oportunități.

Puteți construi rapid un contract folosind șabloane, biblioteci de clauze, un editor de tip drag-and-drop și reguli condiționate. De asemenea, vă permite să controlați versiunile și să contractați rutarea pentru revizuire internă și externă.

  Cum să vă faceți Google Home mai silențios noaptea

Caracteristicile de top ale DocuSign CLM sunt următoarele:

  • Automatizarea sarcinilor și gestionarea fluxului de lucru complex
  • Economisește timp prin standardizarea proceselor de gestionare a contractelor
  • Îndepărtează blocajele pentru o muncă eficientă
  • Sprijiniți business intelligence cu revizuire rapidă și informații despre tendințe
  • Colaborare lină și ușoară între membrii echipei

Mai mult, companiile pot folosi DocuSign CLM pentru a stoca contracte într-un sistem respirator central, pentru a gestiona obligațiile, pentru a căuta acorduri cu filtre și multe altele. Aplicația are peste 100 de pași de flux de lucru preconfigurați pe care îi puteți folosi pentru generarea, revizuirea, aprobarea și stocarea contractelor.

Contract Hound

Pierzi adesea evidența contractelor importante? Contract Hound este aici pentru a vă ajuta. Acest software simplu de gestionare a contractelor vă permite să găsiți, să stocați și să organizați cu ușurință toate contractele, astfel încât să vă puteți lăsa grijile deoparte.

Caracteristicile notabile ale Contract Hound sunt:

  • Stocați și organizați documente într-o bază de date care poate fi căutată
  • Facilitate de a adăuga gratuit utilizatori nelimitați pentru a vedea un contact
  • Semnarea și aprobarea sigură prin integrări
  • Echipa de suport receptivă pentru a vă salva spatele
  • Unitate de stocare de rezervă sigură și rezistentă la urgențe

Puteți seta mementouri și notificări pentru datele de expirare și reînnoire a contractului. Puteți oferi permisiunea numai în citire sau editorială colegilor dvs. preferați de pe această platformă. De asemenea, companiile pot folosi Contract Hound pentru a revizui și semna contracte, gestionarea granturilor și pentru a urmări modificările.

CMx

CMx este instrumentul dinamic all-in-one pentru toate sarcinile dvs. de gestionare a contractelor. Această platformă este disponibilă atât pe cloud, cât și on-premise. Cu ajutorul acestuia, companiile pot accesa datele lor prețioase de management al ciclului de viață al contractelor pe o singură platformă, inclusiv contracte, acorduri legale și documente aferente.

Puteți crea contracte fără efort, utilizând importul de clauză aprobat în MS Word prin glisare și plasare. De asemenea, puteți păstra toate versiunile de contract în contractul respirator central.

Principalele atribute ale aplicației CMx sunt:

  • Analiză avansată cu date acționabile, rapoarte personalizate și programate
  • Autentificare multifactor, multi-chiriat securizat, certificat SSL
  • Date criptate stocate în centre de date securizate
  • Fluxuri de lucru pentru revizuirea și aprobarea contractului
  • Configurare ușoară și permisiuni detaliate

De asemenea, acceptă integrarea cu diverse editori, aplicații și platforme SSO, cum ar fi Google Workspace, Salesforce, Microsoft Dynamics, Okta, MS Office 365 și Azure Active Directory.

Evisort

Căutați un software de gestionare a contractelor potrivit pentru afacerea dvs. în creștere rapidă? În acest caz, Evisort ar putea fi opțiunea perfectă pentru compania dumneavoastră. Acest instrument de gestionare a contractelor bazat pe inteligență artificială vă ajută cu reducerea volumului de muncă, alerte de expirare a contractului, căutare mai rapidă a contractelor și reducerea timpului de tranzacție a contractului.

Caracteristicile de top ale aplicației Evisort sunt:

  • Automatizarea contractelor pentru extinderea resurselor
  • Procese transparente de aprobare pentru a impune conformitatea
  • Alerte automate și notificări de declanșare
  • Analiză avansată a contractelor, rapoarte și vizualizare
  • Integrare fără cod și gestionarea accesului

Cu Platforma Contract Intelligence a Evisort, puteți simplifica gestionarea contractelor. De asemenea, eficientizează fluxurile de lucru pentru a vă ajuta echipa să se concentreze pe munca strategică și să colaboreze pentru o închidere mai rapidă a tranzacțiilor. Această platformă acceptă integrarea cu aplicații precum Gmail, Google Drive, AWS, SharePoint, DocuSign, Adobe Sign, Box și Salesforce.

Caracteristici esențiale ale instrumentului de management al contractelor

Un software de gestionare a contractelor este demn atunci când posedă următoarele funcționalități:

  14 teste de practică Azure pentru a vă ajuta să promovați examenul real

Șabloane de contracte

Aplicația ar trebui să ofere șabloanele obișnuite pe care companiile le folosesc frecvent. De asemenea, ar trebui să ofere o opțiune de a converti un nou contract într-un șablon pentru viitor.

Depozitul central al conținutului contractului

Ar trebui să existe o bază de date pentru conținutul pe care contractele îl vor folosi frecvent. Operatorul ar trebui să poată personaliza câmpurile după cum este necesar.

Controlul accesului bazat pe roluri

Agenții de vânzări pe teren, funcționarii de birou, asistența pentru clienți, redactorul de contracte, PA-urile managerilor și proprietarii de afaceri ar trebui să aibă niveluri de acces diferite în costum.

Stocare securizată și criptată

Un software robust de gestionare a contractelor va folosi software de autentificare și protocoale de criptare pentru a proteja contractele de actorii răi.

OCR, AI, PDF și imprimare

Software-ul trebuie să includă un program OCR dacă trebuie să adăugați conținut dintr-un contract fizic. Un AI poate procesa intrările pentru a crea PDF-uri curate și profesionale.

Ocazional, este posibil să aveți nevoie de copii tipărite, așa că și opțiunea de imprimare ar trebui să existe.

Bord

Un tablou de bord care arată mai multe valori ale echipei de procesare a contractelor va ajuta managerii, ofițerii financiari și echipa de conducere să facă planuri de afaceri și financiare adecvate.

Software-ul de gestionare a contractelor de ultimă generație ar trebui să arate un tablou de bord cu contracte în așteptare, proiecte de contracte, contracte în curs, contracte trimise pentru aprobarea clienților și propuneri noi de contracte.

Semnătura electronică încorporată

Când cumpărați un costum de gestionare a contractului, asigurați-vă că acesta include o funcție de semnătură electronică. În caz contrar, poate fi necesar să cumpărați o altă aplicație doar pentru semnăturile electronice. Separarea acestei caracteristici vitale va încetini cu siguranță viteza de procesare a contractului.

Conducta procesului contractual

Aplicația ar trebui să ofere un flux de lucru intuitiv de procesare a contractelor. De exemplu, agentul de teren va iniția fluxul contractual. Apoi, echipa de vânzări sau de produse va verifica elementele contractului și le va transmite managerilor.

Odată ce un manager finalizează prețurile și termenii, persoana poate trimite contractul conducerii. Și toate acestea ar trebui să se întâmple în cadrul aplicației.

Monitorizare admin

Trebuie să existe capabilități avansate de vizualizare pentru managerii de afaceri, ofițerii financiari, conducere și proprietarul afacerii. Se va asigura că totul decurge conform politicii companiei.

Ce este procesul standard de gestionare a contractelor?

Procesul tipic de gestionare a contractelor sau fluxul de lucru constă din șase pași. Aruncă o privire la fiecare etapă a ciclului de viață.

Creare

Prima etapă a managementului contractului este crearea unui acord. Puteți folosi un șablon sau puteți începe să-l scrieți de la zero.

Colaborare

Fiind un document cheie de afaceri, contractele trebuie să includă frecvent colaborarea internă. Mai multe echipe își fac contribuțiile pentru a finaliza un contract în numele companiei.

Editare

Prima copie a acordului este cu greu cea finală. Trebuie să treacă prin diverse editări și modificări de versiune pentru finalizare.

Semnătură

Când partea de scriere este completă, trebuie să semnați documentul de contract. În vremurile moderne, utilizarea semnăturilor electronice este în creștere.

Urmărire

Există, de asemenea, nevoia de a urmări obligațiile și respectările unui contract.

Depozitare

Toate contractele trebuie să fie stocate într-un sistem de căutare, centralizat și sigur. Astfel, utilizatorii pot sorta și găsi rapid documente.

Raportare

Ar trebui să obțineți un raport de analiză personalizat pentru contractul dvs. cu informații utile. Acest lucru vă ajută să luați decizii informate.

Reînnoire

În multe cazuri, contractele sunt reînnoite după un anumit timp. Cu toate acestea, este esențial să urmăriți datele scadente pentru reînnoire.

Managementul contractelor: competența de bază în afaceri

Redactarea si negocierea contractului

Principiile managementului contractelor

Managementul contractelor: secrete câștigătoare

Cuvinte finale

Până acum, ați explorat cele mai bune opt instrumente ca software de gestionare a contractelor care iau cu asalt lumea afacerilor. Puteți alege unul dintre cele de mai sus, în funcție de nevoile afacerii dvs., volumul de lucru contractual și buget. Puteți merge cu probă și apoi vă puteți abona dacă instrumentul pare satisfăcător.

De asemenea, ați putea fi interesat să știți unde să cumpărați și să vindeți afaceri online.