03/28/2024

8 cele mai bune aplicații/instrumente de scanare de chitanțe pentru a ține evidența cheltuielilor

Indiferent dacă te străduiești să gestionezi finanțele afacerii tale, trebuie să fii conștient de unde se duc banii tăi. Ca urmare, a avea un scanner de chitanțe este cel mai bun lucru pentru care ar putea opta.

Încasările de la orice mărfuri sau produse pe care le achiziționați din magazine sunt predispuse să fie deplasate, fie într-un ocean de documente sau într-un amestec de hârtie. Pe de altă parte, hârtiile fizice sunt mai probabil să fie deteriorate sau distruse.

Trecerea chitanțelor și a documentelor imprimate în fișiere digitale ar putea rezolva aceste probleme, iar un scanner de chitanțe este un instrument ideal pentru această sarcină. Unele scanere de chitanțe oferă servicii de internet care vă permit să vă organizați și să recuperați chitanțele de oriunde.

Acest articol va discuta despre ceea ce trebuie să știți despre scanerele de chitanțe. Așa că, fără alte prelungiri, să începem.

Ce sunt aplicațiile pentru scanarea chitanțelor?

Aplicațiile de scanare de chitanțe vă permit să fotografiați chitanțele fizice și să le transformați în copii digitale pe care le puteți obține cu ușurință din stocarea în cloud partajată. Înainte de a merge mai departe, să aflăm ce face un scanner de chitanțe.

O aplicație de scanare a chitanțelor este o aplicație pentru smartphone care permite personalului dvs. să captureze chitanțe folosind telefoanele lor mobile. Pentru a economisi documente, companiile au început să folosească scanere de chitanțe pentru costurile afacerii, împreună cu software-ul OCR (Recunoaștere optică a caracterelor).

Are afacerea dvs. nevoie de un software de scanare a chitanțelor?

Trebuie să examinați valoarea bonurilor de citire pentru compania dvs. Cel mai evident mod de a decide dacă afacerea dvs. ar trebui să aibă o aplicație de scanare a chitanțelor este să vă uitați la cât de frecvent și de complex este sistemul de rambursare al organizației dvs.

Examinați datele anterioare despre cheltuielile de afaceri și implicarea angajaților. Întrebați-vă angajații dacă simt că îi va ajuta.

Cel mai important, discutați cu personalul financiar, deoarece ei sunt cei care se ocupă zilnic de rambursări și probleme legate de cheltuieli. Aplicația de scanare a chitanțelor poate aduce beneficii întregului personal corporativ prin scăderea cantității de documentație manuală necesară în gestionarea datelor de rambursare și costuri.

Avantajele utilizării unei aplicații de scanare a chitanțelor

Vechea tehnică de plată a rambursării necesită timp atât pentru angajați, cât și pentru personalul financiar. Procedura este, de asemenea, vulnerabilă la mai multe gafe. Va fi dificil pentru angajați să obțină rambursarea cheltuielilor în cazul în care își pierd chitanțele.

Aici vă poate ajuta utilizarea unei aplicații de scanare a chitanțelor. Acesta permite personalului dumneavoastră să trimită rapid chitanțele în format digital. Algoritmii de recunoaștere optică a caracterelor din aplicație elimină erorile umane care pot apărea la introducerea directă a datelor din chitanțe.

Un scanner de chitanțe pentru afacerea dvs. vă poate ajuta și departamentul financiar. Cu chitanțele digitale, ei nu vor fi nevoiți să urmărească angajații pentru a depune cereri de chitanță.

Scanerele de chitanțe sunt disponibile în diferite configurații, de la fizice (scanere de computer și mobile) la digitale (de exemplu, aplicații și software online). Totuși, pentru că acest instrument este o investiție, ar trebui să înveți aspectele esențiale pe care cele mai bune le oferă înainte de a cumpăra unul.

  Eliminați duplicatele din opțiunea „Deschide cu” din meniul contextual cu clic dreapta [OS X]

Iată o listă cu caracteristicile cheie de căutat într-un scanner de chitanțe. Este posibil să nu le solicitați pe toate, dar urmați acest sfat pentru a-l alege pe cel mai potrivit pentru dvs.

Caracteristicile unui scaner de chitanțe

Este bine cunoscut faptul că fiecare corporație are cerințe unice pentru urmărirea încasărilor de afaceri. Atunci când alegeți o aplicație, asigurați-vă că aceasta se potrivește nevoilor companiei dvs. Cu multe alternative disponibile pe piață astăzi, ar putea fi dificil să alegeți.

Iată o scurtă prezentare a lucrurilor esențiale de luat în considerare atunci când alegeți o aplicație de gestionare a chitanțelor.

Adaptabilitate

Este posibil să aveți nevoie de un scaner portabil de chitanțe atunci când trebuie să monitorizați rapoartele de cheltuieli și chitanțele pentru lucrători sau antreprenori. Acest lucru ar putea lua forma unui scaner portabil.

Dimensiunea scanerului este, de asemenea, semnificativă pentru portabilitate. Optează pentru un gadget care este ușor și suficient de mic pentru a se potrivi confortabil într-o servietă sau geantă.

Disponibilitate online

Un scanner de chitanțe care poate fi disponibil online, cum ar fi mobilitatea, este la îndemână. Veți putea să vă conectați cu software-ul de contabilitate foarte rapid, accelerând procesul. Drept urmare, veți putea recupera chitanțele oricând și din orice locație.

Spațiu de depozitare și securitate

Indiferent dacă alegeți stocarea în cloud fizică sau digitală, ar trebui să luați în considerare limitările scanerului de chitanțe. Ați scana chitanțele zilnic sau săptămânal? Îl vei folosi doar în cazuri rare sau îl vei folosi tot anul? Acest lucru vă poate ajuta să vă dați seama de câtă spațiu de stocare aveți nevoie pentru software-ul scanerului de chitanțe sau pe o unitate externă.

Nu treceți cu vederea siguranța spațiului de depozitare pe care îl selectați. Veți dori să vă asigurați că toate chitanțele și documentele sunt protejate de mai mult de un nivel de protecție.

Chitanțe și documente tradiționale pot fi deteriorate fizic sau distruse, dar înregistrările digitale pot ajunge în mâini greșite dacă nu sunt adoptate măsurile de securitate adecvate.

Viteză

Una dintre cele mai neplăcute treburi pe care le poate întreprinde o companie este scanarea chitanțelor pentru declarațiile de cheltuieli. De obicei, oamenilor le place să termine această treabă cât mai curând posibil, iar un scaner de chitanțe foarte rapid le poate ajuta. Unele scanere pot captura o fotografie a documentelor dvs. în doar 7,5 secunde. Acest lucru este util pentru scanarea mai multor chitanțe simultan.

Formate de fișiere

Chitanțele dvs. pot fi formatate într-un format specific, în funcție de scopul pentru care le utilizați. Un contabil fiscal vă poate solicita să scanați sau să încărcați toate chitanțele ca PDF, dar programul dvs. de cheltuieli de muncă acceptă doar fotografii JPEG. Verificați pentru a vedea ce formate de fișiere acceptă scanerul dvs. de chitanțe, astfel încât să nu fie necesar să le schimbați după ce le-ați scanat manual.

Exportabilitate

În cele din urmă, asigurați-vă că scanerul vă acoperă întreaga rutină după scanarea chitanțelor. Îi vei ține pe nor? Le vei trimite altcuiva? Scanerul dvs. de chitanțe trebuie să fie capabil să transfere fără efort hârtiile scanate.

Căutați cele mai bune aplicații de scanare de chitanțe de pe piață acum că cunoașteți funcțiile esențiale ale unui scaner de chitanțe. Aici mergem cu lista celor mai bune.

Chitanțe îngrijite

Neat Receipts este un instrument inteligent de organizare și un scanner portabil. Puteți scana chitanțe, carduri de contact și documente din mers folosind scanerul mobil Neat Receipts, deoarece software-ul detectează, preia și organizează datele relevante.

  6 motive pentru care nu ar trebui să folosești mediul

Caracteristici

  • Scanerul portabil NeatReceipts este suficient de ușor și compact pentru a se strecura într-o servietă, rucsac sau bagaj de mână. De asemenea, nu necesită curent alternativ. Conectați-l prin USB la computer și sunteți gata de plecare.
  • Computerul dumneavoastră îl poate alimenta prin USB.
  • Neat scanează și extrage date din tot ceea ce scanați, rezultând resurse digitale.
  • Cu datele de chitanță, puteți crea rapoarte fiscale sau de cheltuieli, puteți exporta în Excel sau puteți sincroniza mai rapid contactele folosind Outlook sau Agendă.
  • Oferă o probă gratuită de 30 de zile a NeatCloud, care vă permite să sincronizați și să faceți backup pentru fișierele Neat și să le vizualizați de pe orice browser sau dispozitiv mobil.

Mai mult, atâta timp cât sunteți abonat NeatCloud, veți primi NeatCare, care oferă asistență suplimentară și asigurare de daune accidentale pentru NeatDesk.

Dext

Dext pregătește și adună documentația dvs. cu o precizie de 99%, apoi o procesează imediat în software-ul dvs. de contabilitate. Vă permite să investiți mai mult timp în activități care produc valoare.

Caracteristici

  • Dext Prepare este o soluție încântător de simplă pentru organizarea și digitizarea tuturor documentelor dvs.
  • Trimiteți o chitanță, o factură sau un extras de cont, iar Dext va colecta informațiile pe care le doriți și le va livra sistemului dvs. de contabilitate. Veți obține cifrele precise de care aveți nevoie în loc să vi se solicite să vă așezați și să le introduceți fizic.

Dext Prepare captează și procesează date de vârf înainte de a le publica în sistemul dvs. de contabilitate. Programul echipei tale este eliberat pentru o muncă mai importantă și primești asigurarea că ai de-a face cu cei mai buni.

Cutie cu pantofi

Dacă sunteți în căutarea unei stocări de încredere pentru bonurile fiscale digitale, atunci ShoeBoxed ar fi o aplicație ideală de scanare a chitanțelor. Vă va ajuta să vă ușurați gestionarea chitanței.

Caracteristici

  • Simplificați sarcinile zilnice de contabilitate.
  • Explorați funcții și instrumente create pentru întreprinderile mici, contabili și contabili.
  • Puteți transforma chitanțele dvs. în date extrase, verificate de om, clasificate, organizate, care pot fi căutate și editabile, pe care le puteți accesa oricând și oriunde doriți.

În plus, puteți crea rapoarte cuprinzătoare de cheltuieli care includ imagini cu chitanțele dvs. și puteți exporta, partaja sau imprima datele pentru a pregăti mai ușor sau a rambursa impozitul.

Cheltuieli ușoare

Easy Expense extrage informații esențiale, cum ar fi vânzător, divizie, taxe, sumă și tip de plată, folosind o procesare puternică a imaginilor și AI.

În plus, acest scaner de chitanțe monitorizează fără efort cheltuielile cardurilor de credit și ale contului bancar. Easy Expense se integrează cu conturile dvs. bancare pentru a scana până la 18 luni de tranzacții pentru costuri și anulări de taxe.

Caracteristici

  • Funcționează offline, făcându-l ideal pentru utilizare din mers.
  • Cel mai rapid mod de a captura, decupa și urmări chitanțele
  • Nu pierdeți niciodată o chitanță cu sincronizarea automată în cloud.
  • Categorizare automată inteligentă pentru a maximiza deducerile
  • Tranzacții de revizuire în bloc

Folosind Easy Expense, puteți sincroniza între utilizatori în timp real prin permisiunile utilizatorului. Puteți limita cu ușurință cine poate vedea informațiile relevante.

Managementul cheltuielilor

De la scanarea nelimitată a chitanțelor și monitorizarea kilometrajului până la rambursarea în ziua următoare, un instrument de urmărire a costurilor precum Expense Management vă poate ajuta să vă gestionați sistemul de contabilitate.

Caracteristici

  • Urmărirea și organizarea chitanțelor atunci când călătoriți sau lucrați de la distanță poate fi dificilă și uneori duce la pierderea chitanței.
  • Puteți scana chitanțele fără restricții, vă puteți înregistra kilometrajul, le puteți e-mail pentru aprobare și puteți face alte lucruri.
  10 carcasă Raspberry Pi pentru a vă menține mini-computerul în siguranță și sunet

Atunci când sunt combinate cu funcția SmartScan, chitanțele sunt scanate și recuperate instantaneu, economisind timp și energie.

Chitanțe inteligente

Chitanțe inteligente transformă telefonul într-un scanner de chitanțe și un generator de rapoarte de cheltuieli! Acesta colectează informații despre chitanță și vă permite să creați rapoarte PDF și CSV pe care le puteți trimite către conturile dvs. de e-mail.

Caracteristici

  • Rapoartele profesionale pot fi create atât pentru monitorizarea bugetului dvs., cât și pentru cerințele muncii dvs., folosind rapoarte PDF, CSV și ZIP complet configurabile.
  • Chitanțe inteligente vă permite să alegeți dintre peste 20 de tipuri de date implicite diferite (cum ar fi date, prețuri, taxe, categorii de chitanțe, observații, opțiuni de plată și așa mai departe).

Această caracteristică poate fi utilă pentru a vă ajuta să creați documentul ideal, economisindu-vă nenumărate ore de muncă și permițându-vă să vă concentrați asupra lucrurilor care sunt mai vitale pentru dvs.

Încasări

Aplicația Foreceipts este soluția ideală de gestionare a chitanțelor, cu peste 500.000 de proprietari de companii, lucrători independenți, agenții și liber profesioniști care o folosesc la nivel global.

Caracteristici

  • Faceți imagini cu chitanțele dvs. de hârtie sau trimiteți-vă chitanțele digitale. Aplicația Foreceipts va scana instantaneu datele de pe chitanțele dvs. și le va introduce în cartea dvs. De asemenea, puteți adăuga venituri prin scanarea facturilor.
  • Partajați rapoartele dvs. de cheltuieli Excel sau PDF cu contabilul dvs. sau folosiți-le pentru a vă declara impozitele. Fiecare dintre fotografiile dvs. de chitanță este stocată, astfel încât sunteți protejat în cazul unui audit.

Au stabilit categorii de cheltuieli de afaceri pentru Statele Unite și Canada, astfel încât raportul dvs. de cheltuieli de sfârșit de an va îndeplini în mod corespunzător cerințele de depunere a impozitelor. De asemenea, puteți schimba categoriile după cum este necesar.

Foarte fi

Cea mai rapidă și sigură aplicație de captare și extragere a datelor OCR din lume pentru chitanțe, facturi și facturi este aici. Scăpați de introducerea datelor și de evidența contabilă; economisiți ore în fiecare săptămână. Veryfi preia furnizori, plăți, totaluri, taxe și chiar elemente rând în câteva secunde.

Caracteristici

  • API-ul OCR de la Veryfi extrage, clasifică și îmbunătățește toate informațiile de la înregistrările neorganizate de achiziții ale consumatorilor, facturi și facturi până la articolele rând (date de achiziție la nivel de SKU) la scară, eliminând nevoia de scripturi sau oameni în buclă.
  • Veryfi OCR API vă oferă una dintre cele mai influente și sofisticate platforme API de extracție a datelor OCR (Optical Character Recognition) și ICR (Intelligent Character Recognition) disponibile în prezent.

Aceste caracteristici vă vor permite să vă depășiți concurența și să oferiți utilizatorilor cele mai bune servicii posibile pe întreaga piață.

Cum să alegi cea mai potrivită aplicație pentru chitanțe?

Organizarea corectă a chitanțelor este una dintre cele mai simple modalități de a evita stresul din sezonul fiscal. Instrumentele pe care le-am menționat îl fac accesibil fără a fi nevoie să păstrați sute de mici foi de hârtie.

Luați în considerare nevoile dvs. individuale ca liber profesionist sau proprietar de afaceri ori de câte ori sunteți de acord cu una. Gândiți-vă la următoarele:

  • Câți oameni supravegheați?
  • Câți clienți ai grijă?
  • Câte achiziții comerciale faceți în fiecare lună?
  • Cât de des și unde călătorești pentru muncă?

În funcție de circumstanțele dvs., este posibil să aveți nevoie de mai multe instrumente pentru a vă personaliza sistemul de urmărire a chitanțelor.

Concluzie

Trebuie să țineți evidența cheltuielilor de birou organizate, astfel încât să nu pierdeți dreptul de a fi rambursat pentru ele. Dacă nu, banii nu vor fi disponibili până la următorul ciclu de plată.

Deci, multe tipuri diferite de software pot fi folosite ca scanere de chitanțe. Fiecare face acest proces mai ușor, oferind funcții și servicii mai bune. Deci, hai să încheiem. Cele mai bune aplicații de scanare a chitanțelor enumerate mai sus merită folosite. Dacă nu ai făcut-o deja, ar trebui să iei unul!

De asemenea, puteți explora unele dintre cele mai bune programe de urmărire/gestionare a cheltuielilor pentru proprietarii de întreprinderi mici și mijlocii.