În timp ce lucrează cu mulți angajați la locul de muncă, HR trebuie să gestioneze informațiile despre toți pentru a lua decizii corecte cu pricepere.
O sarcină atât de descurajantă necesită mult și lasă mai puțin timp pentru alte responsabilități HR.
Un HRIS poate fi o investiție excelentă pentru gestionarea informațiilor despre angajați și maximizarea eficienței.
În acest articol, veți descoperi ce este software-ul HRIS, tipurile sale și opt software HRIS pentru a vă ocupa de activitățile legate de HR.
Deci, să o luăm de sus.
Cuprins
Ce este un software HRIS?
Un sistem informațional de resurse umane, alias HRIS, este un sistem care digitalizează activitățile și procesele de resurse umane.
De asemenea, puteți spune că un HRIS este un software care se ocupă de activitățile de resurse umane, cum ar fi gestionarea informațiilor angajaților, contabilitate, salarizare etc.
Pe măsură ce HRIS se ocupă de toate aceste sarcini, devine mai ușor pentru HR să ia decizii mai bune concentrându-se mai mult pe analizarea datelor decât pe încercarea de a le colecta și compila. În plus, întreaga organizație poate funcționa mai eficient și mai lin.
Majoritatea software-ului HRIS au, de obicei, caracteristici necesare pentru managementul de la capăt la capăt al resurselor umane.
Beneficiile software-ului HRIS
Procese automate pentru finalizarea mai rapidă a sarcinilor
Sarcinile obișnuite de HR, cum ar fi urmărirea zilelor de concediu, prezența, salariile etc., sunt toate automatizate de un HRIS. Acest lucru vă ajută să economisiți timp dacă aveți echipe gigantice de gestionat.
Recrutare ușoară, evaluarea candidaților și integrare
Un HRIS poate colecta și scana mai multe CV-uri simultan pentru a găsi cel mai bun candidat pentru o poziție. Aceste caracteristici ușurează munca HR, eliminând nevoia de a verifica toate CV-urile în sine.
Chiar și după ce un candidat este finalizat, HRIS se poate ocupa de o mulțime de sarcini de integrare.
Crește colaborarea și comunicarea internă
Un HRIS este, de asemenea, menit ca toți angajații să rămână conectați cu echipa de HR. Ei își pot afla datele de prezență, fișele de salariu, analiza performanței și pot solicita concedii sau promoții prin HRIS.
Rapoarte și analize ale angajaților
Un HRIS poate urmări toate valorile de performanță stabilite pentru angajați și poate crea rapoarte săptămânale, lunare, trimestriale și anuale pentru analize detaliate.
Luare a deciziilor mai rapidă și precisă
Orice decizie privind gestionarea angajaților poate fi luată eficient prin analizarea tuturor rapoartelor și citirea informațiilor angajaților din baza de date HRIS.
Integrare cu alte instrumente
Un HRIS poate fi integrat cu orice alte instrumente pe care compania dumneavoastră le folosește pentru diverse sarcini. Una dintre cele mai comune practici de integrare este integrarea unui sistem de management de proiect cu un HRIS.
Acest lucru le permite HR să vadă ce angajați au făcut ce fel de muncă și îi ajută să genereze evaluări pentru fiecare angajat.
Acum că știți ce este software-ul HRIS, iată lucrurile pe care trebuie să le căutați atunci când investiți în software-ul HRIS.
Cum să alegi software-ul HRIS potrivit?
Înțelegerea nevoilor dvs
Primul și cel mai important lucru înainte de a apăsa pe trăgaci este să înțelegeți ce doriți exact de la HRIS.
Există diferite tipuri de software HRIS (mai multe despre asta mai târziu). Începeți cu restrângerea opțiunii în funcție de aceste tipuri.
Apoi, enumerați sarcinile pe care doriți să le automatizați și să le gestionați folosind un HRIS și vedeți forța de muncă totală pe care trebuie să o gestionați.
Consultarea altor departamente
Un alt factor de luat în considerare înainte de a obține un HRIS este consultarea tuturor managerilor de departament, a suportului IT și a întregii echipe de HR.
Acest lucru vă va oferi o perspectivă asupra a ceea ce trebuie să aveți grijă de toate lucrurile.
În plus, consultarea altor persoane din compania dvs. vă poate deschide la câteva sugestii care pot fi folosite atunci când cumpărați un HRIS.
Stabiliți un buget
Diferite tipuri de HRIS și furnizori vor avea soluții care oferă diferite pachete în funcție de caracteristicile lor.
Dacă setați un buget în funcție de nevoile dvs. și de rentabilitatea așteptată a investiției, vă puteți restrânge lista la doar câteva programe software.
De asemenea, ar trebui să luați în considerare achiziționarea de software care este fie o achiziție unică, fie care are pachete de durată mai lungă care oferă anumite reduceri.
Discutați cu furnizorii și înțelegeți software-ul
După ce ați făcut o listă de software HRIS pe care le considerați suficient de bune pentru nevoile dvs., contactați furnizorul.
Stabiliți o întâlnire pentru a discuta cum funcționează sistemul și pentru a înțelege în detaliu toate caracteristicile.
Acest lucru vă va oferi o idee despre funcționarea reală a funcționalității pe hârtie pe care o promit vânzătorii. De asemenea, puteți compara aceste software între ele pentru a lua deciziile corecte.
Participați la sesiunile demonstrative
Dacă există demonstrații gratuite pentru HRIS la alegere, nu le ratați. O demonstrație poate fi uimitoare pentru a obține o senzație practică a funcționalității și complexităților software-ului.
Dacă țineți cont de acești factori, puteți identifica un software excelent HRIS.
Iată o listă cu unele dintre cele mai bune software HRIS pe care le-am găsit. Aruncă o privire și vezi care se potrivește excelent pentru tine și organizația ta.
Freshteam
Freshteam HRIS este un software grozav pentru sarcinile de gestionare a angajaților, cum ar fi onboarding, offboarding, gestionarea informațiilor despre angajați și urmărirea prezenței.
Caracteristici
- Configurați sistemul pentru onboarding și colectați și stocați eficient documentele angajaților pe platformă
- Reprezentarea datelor analitice și rapoarte simple pentru conductele de candidați și schimbările în forța de muncă
- Un portal de autoservire permite angajaților să adauge ore de intrare și ieșire, concedii etc.
Freshteam HRIS este un instrument excelent pentru informarea angajaților și managementul forței de muncă. Puteți încerca software-ul gratuit cu o probă de 21 de zile pentru a vedea dacă este potrivit.
Clipocit
Clipocit este un HRIS cuprinzător care oferă o gamă largă de funcții care se pot ocupa de aproape orice pentru un HR.
Caracteristici
- Se integrează cu Slack, Zoom, Google Workspace etc.
- Gestionați cu ușurință schimbările angajaților, sarcinile de integrare și de detașare
- Se ocupă de sarcini de compensare, cum ar fi gestionarea statelor de plată, deducerea automată a impozitelor etc.
- Gestionează alte beneficii ale angajaților, cum ar fi asigurarea de sănătate
- Gestionarea și urmărirea timpului și a prezenței angajaților
- Sistem de management al învățării încorporat pentru instruirea produselor, formarea codului de conduită etc.
Rippling-ul este probabil una dintre cele mai bune soluții pentru managementul resurselor umane, dar are o latură mai scumpă.
Oamenii Zoho
Oamenii Zoho este un HRIS de urmărire a datelor și a performanței angajaților cu funcții precum LMS, Analytics și funcții de personalizare, împreună cu funcții de bază de resurse umane.
Caracteristici
- Funcții de gestionare a angajaților, cum ar fi colectarea și stocarea informațiilor despre personal, clasificarea forței de muncă etc.
- Funcții de urmărire a prezenței și gestionarea timpului liber
- Gestionează documentația la îmbarcarea unui nou angajat
- LMS corporative cu toate tipurile de sisteme de instruire
- Fluxuri de lucru personalizabile și sistem de autoservire pentru toți angajații
- Integrare ușoară cu Zoho Payroll pentru gestionarea compensațiilor și beneficiilor pentru angajații dvs
HRIS standard Zoho People este excelent doar pentru managementul angajaților și pentru câteva alte sarcini de resurse umane. Dacă sunteți în căutarea unei funcționalități de salarizare, va trebui să obțineți Zoho Payroll împreună cu acest HRIS, care se va adăuga, de asemenea, la cost.
ADP
ADP este un HRIS care oferă funcționalități precum managementul timpului angajaților, salarizarea, beneficiile și asigurarea, serviciile de conformitate și externalizarea resurselor umane.
Caracteristici
- Procesare excelentă a salariilor cu depuneri mai rapide și integrare cu software de afaceri
- Management eficient și automat al forței de muncă cu soluții de urmărire a timpului și prezență
- Recrutare și îmbarcare ușoară cu servicii de screening pentru angajare adecvată
- Acces la externalizarea resurselor umane pentru toate sarcinile majore de resurse umane
- Servicii de conformitate, cum ar fi taxele și verificarea angajaților
ADP este un HRIS excelent pentru întreprinderile mici care nu au o echipă mare de resurse umane care să gestioneze toate sarcinile. Serviciul de outsourcing de resurse umane este, de asemenea, destul de util pentru startup-urile care doresc să deruleze afacerea cât mai repede posibil.
Bamboo HR
Bamboo HR este un HRIS pentru eficientizarea sistemului informațional de resurse umane și pentru organizarea în siguranță a tuturor datelor. De asemenea, oferă rapoarte și analize, personalizări de vizualizare și multe altele.
Caracteristici
- Realizează colectarea și gestionarea datelor pentru vizualizare și modificări în timp real
- Datele colectate pot fi reprezentate și sub formă de rapoarte expresive pentru analiza în profunzime.
- Personalizați-vă sistemul de informații pentru a accesa documentația cu ușurință și flexibilitate incredibilă
Bamboo HR este o funcție limitată HRIS care vizează în mod special documentarea datelor, raportarea, analiza și stocarea în siguranță. Acest lucru îl face o soluție incredibilă pentru companiile mici care au nevoie de gestionarea datelor de resurse umane.
Zenefits
Zenefits este un HRIS conceput pentru integrarea simplă, gestionarea angajaților, urmărirea PTO și revizuirea performanței.
Caracteristici
- Proces simplificat de organizare și furnizare de beneficii angajaților, cum ar fi îngrijirea sănătății și compensații pentru navetă
- Procesare rapidă și ușoară a salariilor pentru toți angajații, cu o mulțime de funcții avansate
- Incorporarea eficientă a noilor recruți cu documentare simplă și alte activități pe care le pot face ei înșiși
- Compatibil cu conformitatea și urmărirea ușoară a termenelor limită importante pentru o programare excelentă
Zenefits HRIS este disponibil în trei pachete diferite, pe care le puteți cumpăra în funcție de nevoile dumneavoastră organizaționale.
HR natural
HR natural este o soluție HRIS all-in-one pentru organizațiile mijlocii pentru a eficientiza cu ușurință toate sarcinile de resurse umane.
Caracteristici
- Gestionare ușoară a angajaților cu colectare și stocare precisă a datelor
- Funcțiile de urmărire a timpului includ intrare și ieșire, frunze, ore suplimentare etc.
- Gestionare automată excelentă a salariilor cu depuneri și modificări la timp ale salariilor
- Analiză și raportare exhaustivă a performanței
- Informații despre gestionarea fluxului de lucru și schimbări
- Gestionați cu ușurință beneficiile angajaților
Natural HR este o soluție unică pentru toate nevoile de resurse umane ale unei organizații de dimensiuni medii sau la nivel de întreprindere.
Paycor
Paycor este un HRIS pentru managementul forței de muncă și sistemele de informații ale angajaților.
Caracteristici
- Sistem mobil ușor de perforare pentru ca angajații să înregistreze și să treacă orele de lucru
- Urmăriți și măsurați performanța angajaților, unde HR poate crea recenzii de performanță, gestiona transferurile și promovările
- Angajații pot solicita rapid concediu sau concediu.
- Noii recruți își pot încărca informațiile personale înainte de începerea procesului de integrare.
- Obțineți informații folosind tendințele de compensare totală, puterea actuală a forței de muncă, diferențierea în funcție de departament etc.
Paycor este o altă funcționalitate limitată HRIS concepută în mod explicit pentru gestionarea eficientă a forței de muncă și urmărirea informațiilor angajaților.
Prin ce diferă software-ul HRIS de alte software-uri HR?
Diferențierea de toate diferitele software de HR este locul în care mergem într-un loc confuz.
Software-urile de resurse umane au devenit mai complexe și atotcuprinzătoare, încât au devenit oarecum imposibil de distins cu foarte puțini diferențieri.
Există 3 tipuri principale de software de resurse umane:
#1. HRIS – Sistemul informațional al resurselor umane
HRIS este cel mai comun dintre cele trei și este aproape un software de HR la nivel de intrare. Îl puteți defini spunând că gestionează angajații, include politici și ajută diferite procese.
Unele dintre caracteristicile comune ale unui HRIS sunt recrutarea, menținerea sistemelor de prezență, fluxurile de lucru, urmărirea personalului, administrarea, instruirea, dezvoltarea etc.
#2. HCM – Managementul Capitalului Uman
HCM face tot ce poate face un HRIS și adaugă câteva funcții suplimentare împreună cu el.
Soluția software mai cuprinzătoare include capabilități de management al talentelor, cum ar fi compensarea, învățarea și dezvoltarea, planificarea succesiunii și planificarea carierei.
Un HCM are, de asemenea, funcții precum managementul procesului de îmbarcare, urmărirea performanței, controlul poziției etc.
#3. HRMS – Sistem de management al resurselor umane
HRMS este considerat cel mai cuprinzător sistem dintre toate trei și are toate caracteristicile oferite de un HRIS și un HCM. Multe caracteristici se suprapun între HRMS și HRIS, dar prima adaugă un strat diferit managementului angajaților.
Un HRMS include funcții precum calcularea automată a taxelor, procesarea, deducerea și depunerea salariilor. De asemenea, are management al timpului și al forței de muncă, care este excelent pentru urmărirea timpilor de proiect pentru a îmbunătăți productivitatea și profiturile.
Și această afirmație ar fi greu de contestat, deoarece majoritatea companiilor care oferă aceste software adaugă în mod constant din ce în ce mai mult la aceste instrumente sofisticate.
Acest lucru duce la utilizarea tuturor instrumentelor de HR în mod interschimbabil.
Revenind la HRIS, haideți să discutăm despre tipurile de software HRIS pe care le puteți utiliza.
Tipuri de software HRIS
În esență, toate cele 5 tipuri de HRIS au funcționalități de bază care oferă management angajaților, automatizare, autoservire și baze de date centralizate.
Acestea sunt câteva dintre caracteristicile esențiale și, dincolo de aceasta, toate software-urile HRIS diferite au un set de funcționalități unice.
Iată despre ce sunt aceste tipuri:
#1. HRIS operațional
HRIS-urile operaționale sunt excelente pentru colectarea și raportarea datelor și a resurselor. Poate păstra înregistrările angajaților, detaliile postului și informațiile de evaluare a performanței.
Managerii de resurse umane pot folosi un HRIS operațional pentru a gestiona performanța, promovările, angajarea, schimbările interne de personal și evaluările.
Toate acestea sunt funcții standard de HR care pot ajuta organizația prin eliminarea repetitivității acestor sarcini și creșterea eficienței.
#2. HRIS tactic
HRIS-urile tactice se concentrează în primul rând pe luarea deciziilor mai mari, care pot avea un impact potențial asupra organizației.
Pe lângă funcții generale, cum ar fi formarea, posturile vacante, recrutarea și compensarea, ajută și la alocarea resurselor, dezvoltarea și analiza locurilor de muncă.
Un HRIS tactic se poate ocupa de date externe, cum ar fi rapoartele din analiza concurenților, informații despre sindicate, notificări și cerințe ale guvernului etc.
#3. HRIS strategic
HRIS-urile strategice ajută la analiza companiei pentru a crea o strategie și a lua decizii în consecință.
Aceste software ajută la planificarea forței de muncă și la cartografierea zonelor și departamentelor care vor avea o mulțime de posturi vacante și cerințe în viitor. De asemenea, ajută la stabilirea obiectivelor legate de forța de muncă prin analizarea bugetului și a tendințelor pieței.
Un HRIS strategic este creat pentru organizațiile mijlocii care doresc să crească în continuare și să-și extindă forța de muncă.
#4. HRIS cuprinzător
După cum sugerează și numele, un HRIS cuprinzător include tot ce au tipurile de mai sus. Organizațiile care au nevoie de funcționalitatea HRIS operațională, tactică și strategică pot folosi acest software pentru a-și eficientiza managementul.
Un HRIS cuprinzător include funcții precum gestionarea informațiilor angajaților și calculul posturilor vacante, ajută la recrutare și ajută la urmărirea și analiza performanței.
HRIS-urile complete sunt, de asemenea, mai scumpe și oferă o platformă standard pentru tot ceea ce are nevoie un director de resurse umane.
#5. HRIS cu funcție limitată
Acest tip este complet opusul unui HRIS cuprinzător. Un HRIS cu funcție limitată este foarte personalizat și vizează sarcini de HR foarte specifice. De obicei, acest HRIS are o singură funcție și are un sistem exhaustiv doar pentru asta.
Un HRIS cu funcții limitate poate fi o soluție uimitoare pentru organizațiile mai mici care nu au prea multe cerințe sau au nevoie doar de un singur lucru.
Sunt extrem de ușor de învățat și de utilizat, au capacitatea de a fi gestionați de un singur director de resurse umane și sunt foarte accesibile.
Încheierea
Un HRIS poate schimba modul în care sunt gestionați angajații unei organizații.
Cu instrumente și funcții mai bune, HR poate menține angajații mulțumiți, obținând în același timp cele mai bune rezultate pentru organizație.
Cu toate acestea, lucrul important de reținut este că un HRIS va fi util doar dacă vă cunoașteți cerințele.
Deci, asigurați-vă că luați în considerare tot ceea ce citiți în acest articol înainte de a lua o decizie importantă de cumpărare.