De secole, documentele au fost o componentă vitală a oricărei industrii. Documentația de afaceri trebuie să fi crescut enorm și să devină mai complexă pe măsură ce firmele se dezvoltă.
Pentru a utiliza documentele în mod eficient, companiile trebuie să le clasifice și să le sorteze cu precizie; în caz contrar, pot apărea probleme pentru membrii personalului.
În această lume cu ritm rapid, este un lucru bun că există software-ul de automatizare a documentelor.
Automatizarea documentelor este posibilă datorită tehnologiilor progresive, care influențează modul în care firmele gestionează documentația și facilitează procesele de documentare manuale laborioase și consumatoare de timp.
Cu toate acestea, având multe opțiuni disponibile, a decide care este cel mai bun pentru compania dvs. poate dura timp. Unele au funcționalități diferite, iar altele sunt adaptate anumitor tipuri de utilizatori.
De exemplu, cerințele de automatizare a documentelor ale unei echipe de vânzări diferă de cele ale unei firme juridice și fiecare ar beneficia de o soluție concepută pentru rutina zilnică obișnuită.
Această postare va descoperi mai multe despre cel mai bun software de automatizare a documentelor și despre cum vă poate economisi ore.
Cuprins
Ce este automatizarea documentelor?
Automatizarea documentelor folosește programe și software pentru a construi documente electronice cu o contribuție mai puțin umană.
Automatizarea documentelor ajută la automatizarea fluxurilor de lucru, inclusiv scanarea, stocarea, extragerea, capturarea datelor și clasificarea documentelor.
Utilizatorii creează documente cunoscute sub numele de „șabloane” în software-ul de automatizare a documentelor. Aceste șabloane specifică modul în care ar trebui să adăugați, să modificați sau să eliminați documente pe baza unor intrări specifice.
Automatizarea documentelor poate fi:
- Procesarea documentelor: extrage informații relevante din diverse documente, le validează și le transformă în date îmbogățite pentru utilizatorul final. Fiecare etapă a ciclului de viață a documentului este gestionată în timpul procesării documentului.
- Producerea documentelor: Aceasta presupune utilizarea datelor care au fost deja colectate sau preluate ca intrări pentru a produce propuneri, contracte, scrisori de afaceri, facturi și multe altele.
De ce au nevoie companiile de automatizarea documentelor?
Afacerile trebuie să aibă grijă de multe hârtii, care pot fi costisitoare de gestionat ineficient.
Procesarea documentelor este făcută mai accesibilă și mai convenabilă cu automatizarea. Priviți următoarele motive pentru care companiile au nevoie de automatizarea documentelor:
Reduceți munca repetitivă în documente
Automatizarea documentelor reduce timpul și efortul angajat al angajaților pe proceduri repetate. Scanarea documentelor, extragerea datelor, clasificarea, indexarea documentelor și stocarea datelor sunt esențiale pentru ca orice afacere să funcționeze eficient. Automatizarea documentelor realizează toate acestea și multe altele.
Procesați documentele mai rapid
Utilizarea șabloanelor personalizate poate reduce timpul petrecut cu documentele și poate simplifica procesul de procesare a documentelor. Acest lucru ajută la stabilirea unei proceduri de documentare pe care toți membrii personalului o pot urma pentru a-și folosi timpul și efortul.
Rată mai mică de erori
Documentele create manual pot necesita copiere și lipire, sau cele mai recente pot conține erori care trebuie corectate de mai multe ori, necesitând un efort uman anevoios și adăugând întârzieri inutile la operațiuni.
Aceste erori pot fi eliminate sau reduse considerabil cu acuratețea automatizării avansate a documentelor. Șabloanele predefinite și tehnologiile bazate pe inteligență artificială care folosesc captarea datelor facilitează obținerea informațiilor necesare și notifică personalul corespunzător atunci când lipsesc datele.
Economii la cheltuieli
Afacerile care automatizează crearea de documente vor beneficia, fără îndoială, de costuri mai mici. Automatizarea poate reduce considerabil taxele totale, inclusiv cele asociate cu tipărirea documentelor, construirea de dulapuri pentru documente reale etc. și poate îmbunătăți controlul administrativ.
Îmbunătățește interacțiunile cu clienții și parteneriatele comerciale
Relațiile bune între angajați, vânzători și consumatori sunt esențiale pentru succesul oricărei organizații. Menținerea conexiunilor pozitive poate avea de suferit dacă crearea manuală a documentelor este înclinată spre greșeli, întârzieri și inconsecvențe.
Accesul la documentația online face lucrul cu mai mulți furnizori și contactarea mai multor consumatori mai simplu și mai sigur. Ușurința de a vizualiza lucrările din orice locație în orice moment promovează interacțiuni mai bune și ajută la crearea unor experiențe individualizate pentru clienți.
Îmbunătățește securitatea și confidențialitatea
Sistemele de automatizare a documentelor au zone de stocare digitală încorporate cu permisiunile de acces necesare pentru a evita pierderea documentelor și pentru a îmbunătăți securitatea datelor.
Sectoarele juridice și de asistență medicală, de exemplu, pot proteja datele sensibile de scurgeri și încălcări folosind software-ul de automatizare a documentelor cu măsuri de securitate suplimentare.
Cum este mai eficient decât procesarea manuală a documentelor?
Dacă produceți frecvent aceleași tipuri de documente, cum ar fi contracte, facturi sau rapoarte lunare, este posibil să întâmpinați următoarele probleme:
- Este nevoie de mult timp și efort pentru a colecta manual date din mai multe surse, pentru a efectua calcule complexe și pentru a produce vizualizări pentru a ilustra datele.
- Este o provocare să garantezi că documentele sunt complet fără erori, chiar și după ce ai petrecut ore întregi (sau zile) căutând greșeli.
Aceste probleme pot fi rezolvate folosind software-ul de automatizare a documentelor, care vă permite să culegeți automat date din mai multe surse și să le aranjați după cum doriți.
Ca rezultat, puteți crea orice raport în fracțiuni de secundă, având, de asemenea, încredere că toate informațiile sunt corecte și fără erori.
Caracteristici
#1. Acces web
Utilizatorii trebuie să aibă acces la documentele lor din orice locație din această eră în care internetul este atât de utilizat. În era internetului, software-ul de automatizare a documentelor bazat pe web oferă acces rapid și simplu la fișiere și foldere, ceea ce este vital. Acestea cuprind:
- Acces prin dispozitive mobile pentru a vizualiza sau edita documente
- Pentru a stoca documente în cloud, utilizați stocarea în cloud.
- Partajați foldere sau fișiere individuale cu alții prin partajarea fișierelor.
#2. Tragere și plasare
Drag and drop este un element esențial al oricărui sistem de automatizare a documentelor. Puteți trage și plasa fișiere dintr-o locație în alta sau chiar dintr-o aplicație în alta.
#3. Căutare document
Fiecare utilizator are o mulțime de fișiere. Astfel, ei trebuie să poată căuta rapid prin ele folosind doar câteva litere ale termenului de căutare. Software-ul de automatizare a documentelor ajută la organizarea stocării documentelor, astfel încât să fie ușor de preluat documentele atunci când este necesar.
Utilizatorii pot căuta cu ușurință prin materialul stocat folosind funcția de căutare a documentelor.
#4. Versiune document
Versiunea este încă o altă caracteristică crucială a unui sistem de automatizare a documentelor. Utilizatorii pot accesa versiunile anterioare ale documentului, le pot compara și, dacă este necesar, pot reveni la o versiune anterioară, datorită versiunilor.
#5. Blocarea fișierelor
O componentă crucială a software-ului de automatizare a documentelor este blocarea fișierelor. Utilizatorii sunt împiedicați să facă modificări unui fișier blocat până când persoana care l-a blocat îl deschide.
#6. Vizualizator și editor integrat
Puteți vizualiza și edita documente folosind vizualizatorul încorporat fără a le descărca sau a le deschide într-o fereastră nouă, economisind timp prin eliminarea nevoii de a trece între file sau programe.
Când software-ul observă că altcineva efectuează ajustări la fișier, îl blochează și apoi îl deblochează când a terminat.
#7. Evaluare și partajare
Utilizatorii ar trebui să poată partaja documentele în mod sigur și convenabil utilizând un software bun de automatizare a documentelor.
Poate avea, de asemenea, un sistem de evaluare care permite utilizatorilor să atribuie o valoare numerică fiecărui document utilizând o scară predeterminată. Această metodă de clasificare ajută la urmărirea documentelor care sunt apreciate de angajați și care necesită modificare.
#8. Privilegii pentru fișiere și foldere
Orice software de automatizare a documentelor trebuie să includă privilegii pentru fișiere și foldere. Puteți gestiona ce poate face echipa dvs. cu lucrările la care lucrează, acordându-le drepturi de editare.
#9. Legarea documentelor
Procesul de conectare între documente, fișiere sau alte surse de date, astfel încât să le puteți accesa dintr-o singură locație, este cunoscut sub denumirea de legare a documentelor.
Această caracteristică vă permite să legați un document cu orice altă înregistrare relevantă din software-ul de automatizare a documentelor sau să accesați o copie din alta.
#10. Management inteligent de conținut
Cele mai bune sisteme ar trebui să se actualizeze fără probleme în toate conturile și sursele de date, să editeze șabloane, să creeze fluxuri de lucru personalizate și să aplice reguli care asigură acuratețea, conformitatea și standardele de marcă.
În plus, unele platforme oferă capabilități de automatizare în loturi care permit utilizatorilor să producă sute sau mii de prezentări, declarații, rapoarte și alte tipuri de garanții simultan, permițând vânzătorilor să realizeze documente tehnice la cerere care vizează anumite segmente de clienți.
Am realizat o listă cu cele mai populare soluții, cu o scurtă prezentare a caracteristicilor lor cheie, pentru a vă ajuta să evitați să vă pierdeți în gama largă de opțiuni software de automatizare a documentelor disponibile.
DocuPilot
Docupilot este un program de automatizare a documentelor ușor de utilizat și adaptabil. Puteți utiliza datele disponibile și șabloane creative pentru a crea documente. Generatorul de documente încorporat poate crea șabloane personalizate.
De asemenea, puteți trimite prin e-mail lucrările pe care le faceți folosind acest software de automatizare către servicii precum Dropbox, Zapier și Docusign.
Caracteristici
- Șabloane predefinite: Docupilot conține șabloane predefinite pe care companiile le pot folosi pentru a forma oferte, acorduri, facturi și alte documente.
- Integrare: CRM, formulare, baze de date online, sondaje și resurse umane sunt doar câteva surse de date cu care puteți conecta software-ul.
- Sigur: Cu ajutorul Docupilot, vă puteți proteja prin parolă și vă puteți cripta documentele. Puteți garanta întotdeauna confidențialitatea clienților dvs., stimulând încrederea atât de necesară a clienților.
- Flux de lucru automat: Unele dintre cele mai complicate fluxuri de lucru pentru documente dintr-o afacere sunt simplificate cu Docupilot. Pentru a nu fi nevoit să repetați procesul de introducere a datelor de fiecare dată când compuneți un document, acest lucru simplifică întregul proces.
DocuPilot se remarcă prin costul său relativ ieftin, ceea ce îl face mai accesibil.
airSlate
De la generarea fluxului până la analiza proceselor, airSlate este o aplicație cloud all-in-one care poate gestiona fiecare etapă a automatizării documentelor. Este, de asemenea, un utilitar fără cod.
Personalul manual de procesare a documentelor poate fi redus la jumătate dacă puteți profita la maximum de aplicație.
Caracteristici
- Flow Creator: interfața de utilizator glisare și plasare a Flow Creator vă permite să creați o reprezentare vizuală a fluxului de lucru (UI) documentului.
- Semnătură electronică: formularele digitale, sondajele, documentele și conținutul pot avea cu ușurință semnături electronice obligatorii adăugate.
- Sondaje online: folosind funcția de anchete online, puteți face sondaje publice, documente de testare a aplicației beta și chestionare.
- Automatizare robotică a proceselor: puteți automatiza procesele folosind roboții airSlate fără a scrie un singur șir de cod.
În plus, airSlate are o bibliotecă extinsă cu mii de șabloane de automatizare a documentelor pentru majoritatea sectoarelor.
PandaDoc
Crearea, editarea și semnarea documentelor se pot face într-un singur loc folosind PandaDoc.
Indiferent dacă aveți nevoie de software de semnătură electronică, propuneri automate, instrumente de vânzări și marketing sau procesare securizată a documentelor, PandaDoc vă va oferi instrumentele de care aveți nevoie pentru a accelera canalul de afaceri și pentru a avea actele semnate într-o clipită.
Pentru a oferi o experiență perfectă de gestionare a documentelor de-a lungul multor frontiere digitale, PandaDoc se integrează cu ușurință cu peste 30 de aplicații și numără.
Caracteristici
- Drop and Drag: Oferă utilizatorului opțiuni implicite pentru a trage și plasa în documentul său pe baza categoriei în loc de funcția de șabloane.
- Semnătură digitală: Aceasta este una dintre cele mai importante caracteristici, deoarece permite utilizatorilor să semneze digital hârtii fără a utiliza hârtie.
- Producerea documentelor: Utilizatorii pot crea aici orice document doresc și pot controla alt conținut. Acest lucru este perfect dacă aveți nevoie să construiți contracte de afaceri, propuneri, oferte și alte documente.
- Înregistrați arhive: după ce ați terminat de creat documentul, puteți clasifica și înregistra arhivele.
Clienților le place flexibilitatea șabloanelor PandaDoc. O altă caracteristică fantastică pe care consumatorii o consideră utilă este urmărirea și analiza documentelor.
Crove
Puteți proiecta și automatiza toate documentele companiei dvs. folosind Crove. Cu editorul său robust de documente, vă poate ajuta să vă automatizați toate documentele. Pentru a automatiza orice document, puteți adăuga variabile, condiții logice, formule Excel și semnături electronice.
Prin centralizarea operațiunilor cu documente în Crove, puteți renunța cu instrumente inutile. Cu biblioteca sa încorporată de șabloane, Crove merge dincolo de simpla automatizare a documentelor.
Caracteristici
- Calcule: Folosiți formule din matematică pentru a efectua calcule direct pe câmpurile din documentele dvs.
- Formulare: creați-vă sondajul, includeți logica pentru a ascunde sau afișa întrebări și permiteți oricui să creeze documente răspunzând la întrebări.
- Previzualizare rapidă: completați chestionarul și verificați documentele în timp real.
- Postați formulare: postați formularele pe o adresă URL publică; oricine poate crea documente folosindu-le dacă respectă restricțiile pe care le-ați stabilit pentru link-ul dvs.
Crove poate fi instrumentul tău ideal dacă cauți un software gratuit de automatizare a documentelor.
Documentează
Documate este un software de automatizare a documentelor, ușor de utilizat, fără cod, pentru asamblarea documentelor legale.
Un grup de avocați și tehnologi a creat inițial Documate pentru a ajuta organizațiile caritabile de asistență juridică să creeze fluxuri de lucru orientate către clienți.
În principal avocații folosesc acest software. Cu toate acestea, orice companie poate dezvolta lucrări folosind funcțiile simple ale Documate.
Caracteristici
- Formulare web: utilizatorii pot crea formulare web unice care introduc date în documente Word sau PDF.
- Sondaj online: utilizatorii creează un sondaj și apoi încarcă documente șablon care se conectează la câmpurile formularului de sondaj.
- Încorporare: Cu ajutorul programului, utilizatorii pot genera lucrări din intrare, pot distribui fluxurile de lucru dezvoltate sau chiar le pot încorpora în site-uri web.
Această platformă de automatizare a documentelor este potrivită pentru profesioniștii și avocații care doresc o soluție fără cod cu o interfață de utilizare simplă.
Templafy
Întreprinderile mari pot aranja rapid conținutul și activele companiei prin intermediul acestui software de automatizare a documentelor – Templafy.
În timp ce crește eficiența pentru utilizatorii finali prin automatizarea creării documentelor, sistemul asigură conformitatea cu marca și legalitatea în documente.
Această platformă este veșnic verde și se adaptează la infrastructurile IT și de aplicații în continuă evoluție utilizate de întreprinderile și organizațiile de astăzi.
Caracteristici
- Sistem bazat pe permisiuni: permite managerilor și echipelor de conformitate cu controlul calității asupra tuturor activelor documentelor, asigurându-se că membrii echipei utilizează numai informațiile permise.
- Integrare: angajații pot simplifica crearea de contracte, propuneri și garanții de vânzare în cadrul programelor lor de procesare de text cu ajutorul instrumentelor de automatizare a documentelor Templafy, care se conectează cu aplicațiile Microsoft Office și Google G Suite.
- Interfață de administrare: angajații pot accesa instrumente standard de generare de documente cu distribuția centrală a fișierelor șablon de birou.
Companiile mai mari pot utiliza Templafy deoarece are nevoie de minimum 50 de utilizatori.
ExperLogix
Utilizatorii de afaceri pot eficientiza, îmbunătăți și automatiza procesele documentelor esențiale cu ajutorul programului de automatizare a documentelor Experlogix, cuprinzător, dar ușor de utilizat.
Caracteristici
- Fluxuri de documente: folosind o interfață vizuală, puteți crea rapid fluxuri de documente care utilizează logica condiționată fără codare.
- Proiectarea șabloanelor: oferă instrumentele de care aveți nevoie pentru a crea șabloane dinamice, bazate pe date și pentru a configura fluxuri de lucru complexe.
- Colectarea datelor digitale: Formularele inteligente Experlogix sunt formulare de colectare a datelor flexibile, încorporate și bazate pe web, care simplifică introducerea și trimiterea informațiilor electronice de către utilizatori sau clienți.
- Gestionarea rezultatelor: Document Services oferă metode automate incredibil de flexibile pentru gestionarea unor volume mari de documente.
Managerul de conținut de la Experlogix este un depozit sigur și organizat, care face mai ușor și mai rapid gestionarea, stocarea și preluarea activelor digitale, inclusiv formulare și documente PDF, sigle, imagini și conținut multimedia.
Cuvinte finale
Software-ul de automatizare a documentelor este o idee simplă. Prin automatizarea creării documentelor similare, compania dumneavoastră poate reduce erorile, poate economisi bani și poate elimina sarcina obositoare și neplăcută.
Apoi, puteți verifica cele mai bune instrumente de colaborare pentru documente.