03/29/2024

7 Cel mai bun software de gestionare a documentelor pentru IMM-uri în 2022

Un sistem de gestionare a documentelor vă economisește timp prețios organizând documentele în mod eficient și permițând căutarea ușoară a fișierelor.

Companiilor cu forță de muncă comparativ mai puțină le este adesea dificil să gestioneze numeroase documente și înregistrări comerciale. Dacă optează pentru un sistem robust de gestionare a documentelor (DMS), le va deveni mai ușor să păstreze documentele organizate.

Mai mult, aceste instrumente sporesc și eficiența echipei, permițându-le să acceseze rapid datele de care au nevoie.

Ce este managementul documentelor?

Gestionarea documentelor înseamnă gestionarea, stocarea și urmărirea documentelor (documente Word, PDF-uri sau orice alte formate) în format digital. Folosind acest sistem, companiile pot stoca documente în siguranță și pot centraliza întregul proces.

Beneficiile sistemelor de management al documentelor

Productivitate mai bună

Productivitatea este cheia succesului unei companii. Un sistem de management al documentelor organizează eficient și sigur dosarele companiei. Ca rezultat, echipa se poate îngrijora mai puțin cu privire la întreținerea documentelor și se poate concentra pe sarcinile care contează cel mai mult. Când știi că toate fișierele tale sunt stocate în siguranță, liniștea sufletească funcționează ca combustibil pentru productivitate.

Securitate îmbunătățită

Fiecare companie dorește să-și păstreze datele esențiale și esențiale protejate. Puteți stoca documente sensibile într-un sistem de gestionare a documentelor și puteți controla accesul la aceste fișiere. Astfel, managementul documentelor devine foarte trasabil, iar traseele sale de audit pot fi folosite ulterior dacă este necesar.

Spațiu de stocare redus

Nu mai trebuie să întrețineți dulapuri pentru fișiere, coșuri de depozitare și cutii. Cu DMS, puteți trece fără hârtie și vă puteți gestiona documentele digital, fără a ocupa niciun spațiu fizic.

  Care este cel mai bun [Comparison]

Preluare rapidă a documentelor

Căutarea documentelor și regăsirea fișierelor pot fi un proces consumator de timp. Folosind un sistem de gestionare a documentelor, puteți localiza rapid fișierul dorit și puteți economisi timp prețios. Un DMS vă permite să căutați fișiere pe bază de nume, metadate și conținut, folosind o tehnologie de ultimă generație.

Colaborare optimă în echipă

Majoritatea soluțiilor de gestionare a documentelor vă permit să colaborați cu colegii de echipă. Poate stoca fișiere colectate din diverse resurse, iar oamenii pot accesa fișierele din locații la distanță. Unele instrumente permit și utilizatorilor externi accesul autorizat.

Citiți mai departe pentru a cunoaște cele mai importante aplicații de gestionare a documentelor pe care IMM-urile le pot folosi.

Mă descurc

Mă descurc este un sistem de gestionare a documentelor care vă ajută să convertiți datele în cunoștințe de mare valoare prin conectarea documentelor. Salvează toate documentele într-un singur folder și le clasifică în funcție de proiect sau client.

Utilizatorii pot crea, căuta și partaja date rapid și eficient pe iManage. De asemenea, vă permite să găsiți cu ușurință orice document și, astfel, crește productivitatea.

Acest instrument poate fi integrat cu diferite instrumente de productivitate ale Office 365 și Google Workspace pentru gestionarea eficientă a documentelor.

Cutie

Folosind Cutie, companiile pot stoca, gestiona și colabora în siguranță la conținut, indiferent de tipul de dispozitiv. Caracteristica sa de gestionare a ciclului de viață a documentelor asigură că procesul de gestionare a conținutului respectă reglementările, politicile de păstrare a datelor și cererile de descoperire.

Puteți seta permisiunile de utilizator adecvate pentru fiecare document, astfel încât doar persoanele potrivite să aibă acces. De asemenea, vă ajută să auditați activitatea utilizatorului pentru vizibilitate și control complet.

Box se poate integra perfect cu API-uri deschise și aplicații de întreprindere. Cu atributele sale precum istoricul versiunilor, linkurile partajate și comentariile, colaborarea între membrii echipei devine fără efort. În plus, utilizează metadate personalizate pentru a clasifica și organiza documentele.

  Cum să activați Adobe Flash în Google Chrome 76+

Folderit

Căutați o soluție de gestionare a documentelor care să vă ofere un sistem de stocare și management relativ durabil pentru documente digitale? În acest caz, mergeți pentru Folderit. Este un sistem de gestionare a documentelor bazat pe cloud, care vă ajută să treceți fără hârtie într-un mod ușor de utilizat.

Stochează în siguranță metadatele și versiunile mai vechi ale unui fișier sau document. Utilizatorii pot căuta fișierele preferate folosind numele fișierului, metadatele, cuvintele cheie și conținutul documentului. De asemenea, acceptă fluxul de lucru de aprobare, legarea fișierelor, reținerea automată, memento, numerotarea documentelor, pista de audit și backup local.

Puteți controla fără probleme accesul la documentele digitale cu diferite permisiuni. Puteți integra aplicațiile Office 365 și DocuSign cu acest instrument.

OpenKM

OpenKM este o soluție de gestionare a documentelor de afaceri care vă permite să controlați producția, stocarea și distribuția documentelor digitale. Cu acesta, puteți avea un control mai bun asupra fluxului de documente și puteți îmbunătăți eficiența eforturilor echipei dvs.

Această aplicație oferă mai multe instrumente administrative, cum ar fi definirea rolului utilizatorului, căutarea avansată, controlul accesului, nivelul de securitate a documentelor, jurnalul de utilizare detaliat, configurarea automatizării și cota de utilizator.

Aici, puteți crea conținut respirator pentru luarea rapidă a deciziilor și crearea de cunoștințe. Mai mult, folosind acest DMS, puteți colecta date din orice sursă digitală și puteți colabora cu colegii de echipă.

eFileCabinet

eFileCabinet este un sistem puternic de gestionare a documentelor pe care întreprinderile mici și mijlocii îl pot utiliza pentru organizarea online a datelor, indiferent de câte documente au.

Pentru a stoca un fișier, pur și simplu încărcați-l pe această platformă. Utilizatorii pot găsi orice fișier folosind numele fișierului sau șablonul de folder. De asemenea, eFileCabinet vă permite să accesați rapid documentele utilizate frecvent.

  Cum să ștergeți imagini de pe Chromebook Numai citire

În timp ce facilitează colaborarea între membrii echipei, acest instrument vă permite, de asemenea, să adăugați diferite niveluri de securitate pentru acces controlat. De asemenea, acceptă integrarea cu instrumente terțe, cum ar fi MS Office, DocuSign și Salesforce.

Unele dintre celelalte caracteristici ale sale sunt fluxul de lucru automat, autentificarea cu doi factori, partajarea fișierelor criptate, autentificarea bazată pe locație sau IP și permisiunile bazate pe roluri.

DocuWare

DocuWare este o platformă în care vă puteți digitaliza documentele și le puteți securiza de pe orice dispozitiv, oricând. În plus, vă ajută în procesarea facturilor și în gestionarea angajaților. Este deosebit de util pentru companiile care se bazează pe echipe la distanță sau au o forță de muncă distribuită.

DocuWare oferă un depozit securizat pentru toate documentele dvs. critice de afaceri, cum ar fi contracte, informații despre angajați și înregistrări financiare. După ce stocați un fișier pe acest instrument, dvs. sau colegii dvs. puteți edita sau adnota direct acel document pe aceeași platformă.

În plus, are instrumente inteligente de productivitate, astfel încât utilizatorii să poată căuta, urmări și colabora cu ușurință. Această aplicație folosește, de asemenea, datele index pentru a vă organiza toate documentele în mod ordonat.

În aer liber

În aer liber este o platformă care oferă funcții precum managementul documentelor, managementul conținutului web, managementul înregistrărilor și imaginilor și depozitul de conținut pentru a eficientiza fluxul de lucru organizațional.

Acest instrument open-source este compatibil cu sistemele de operare Windows și Unix. În ciuda faptului că sunt ușor de personalizat, noii utilizatori au nevoie de ceva timp pentru a învăța cum să-l ruleze.

Cuvinte finale 📃

Cu o soluție eficientă de gestionare a documentelor, nu va fi nevoie să treci prin nenumărate dulapuri pentru dosarul necesar. Acest articol a discutat despre cele mai bune instrumente care vă ajută să construiți un sistem de gestionare a documentelor pentru organizația dvs.

Aceste instrumente au caracteristicile necesare pentru a răspunde nevoilor diverselor industrii. În mod similar, puteți afla despre instrumentele de gestionare a activelor digitale.