Microsoft Planner este o platformă intuitivă, însă unele funcționalități valoroase rămân adesea neobservate. Dacă te limitezi doar la crearea și mutarea sarcinilor, te invităm să descoperi șase metode prin care poți exploata Planner la maximum. Iată ghidul complet.
Activează notificările pentru sarcini
Dacă ai integrat deja Planner cu Outlook, primești notificări despre termenele limită. Însă, chiar dacă nu ai făcut-o sau vrei să fii anunțat când îți sunt alocate elemente noi, există o opțiune suplimentară de notificări.
Accesează roata Setări, situată în colțul din dreapta sus al paginii Microsoft Planner, și selectează „Notificări”.
Se va deschide un panou cu setări pentru notificări. Alege preferințele și apasă „Salvare”.
Opțiunea „Cineva îmi atribuie o sarcină” te va alerta prin e-mail, Microsoft Teams (dacă îl folosești) și notificări push pe mobil (dacă ai instalat aplicația mobilă, despre care vom discuta mai târziu). Este utilă mai ales când lucrezi în echipă, chiar dacă ești doar tu și partenerul, folosind Planner pentru organizarea activităților.
Dacă nu ai conectat încă Planner cu Outlook, opțiunea „O sarcină atribuită mie este în întârziere, scade astăzi sau scade în următoarele 7 zile” te va avertiza prin e-mail. Deși utilă, poate deveni insistentă în cazul sarcinilor întârziate. Este ideală pentru cei care au dificultăți cu termenele, dar poate fi demotivantă pentru alții.
Suntem adepții sistemelor care te ajută să-ți atingi obiectivele, deci preferăm a doua opțiune, dar alegerea depinde de preferințele individuale.
Adaugă planuri la favorite
La început, planurile tale vor fi afișate în secțiunea „Planuri recente” din bara laterală.
Dacă ai doar câteva planuri, e în regulă, dar, dacă ai mai multe, mai ales într-un mediu corporativ unde poți fi adăugat la planuri neașteptat, secțiunea „Planuri recente” se poate aglomera rapid.
Pentru a rezolva această problemă, adaugă planurile importante la secțiunea „Favorite”. Astfel, ai control asupra planurilor vizibile, ceea ce simplifică accesarea celor relevante.
Pentru a muta un plan în „Favorite”, apasă pictograma stea de lângă numele său.
Planul va fi mutat imediat în secțiunea „Favorite”.
Pentru a elimina un plan din „Favorite”, apasă din nou pictograma stea și acesta va reveni în secțiunea „Planuri recente”.
Personalizează gruparea sarcinilor
Implicit, sarcinile sunt grupate în funcție de compartimente: „De făcut”, „În curs”, „Terminat” și altele create de tine. Însă, Planner oferă flexibilitate, permițând gruparea sarcinilor în funcție de diverse criterii: termen, alocat, prioritate și multe altele.
Pentru a schimba gruparea, apasă butonul „Grupați după găleată” din colțul din dreapta sus.
Alege criteriul dorit și sarcinile vor fi rearanjate automat. De exemplu, „Prioritate” va genera grupuri în funcție de nivelul de urgență.
Pentru a reveni la gruparea inițială, apasă „Grupați după” și alege „Grupă”.
Această funcție este utilă pentru a vizualiza sarcinile în funcție de termen sau, în cazul echipelor, în funcție de persoana alocată, pentru a identifica eventuale inegalități în distribuția sarcinilor. În plus, dacă utilizezi etichete colorate, poți vizualiza rapid toate sarcinile asociate unui anumit proiect, grupând sarcinile după etichete.
Filtrează sarcinile după criterii
Pe lângă gruparea sarcinilor, le poți filtra pentru a afișa doar sarcinile relevante. Într-un plan de echipă, este util pentru a vedea doar sarcinile alocate ție sau cele asociate unei anumite etichete.
Pentru a filtra sarcinile, apasă butonul „Filtrați”, din dreapta sus.
Selectează proprietatea dorită și apoi valoarea după care dorești să filtrezi. Vom folosi valoarea „Urgent” din proprietatea „Prioritate”.
Acum, vor fi afișate doar sarcinile cu prioritatea „Urgent”.
Poți combina mai multe filtre. De exemplu, poți afișa sarcinile urgente, cu eticheta galbenă, alocate lui Jane și cu termenul săptămâna viitoare.
Dacă proprietățile nu sunt suficiente, poți filtra și după cuvinte cheie din titlul sarcinilor.
Afișează sarcinile care conțin cuvântul cheie în titlu. Pentru a șterge filtrul, apasă „Filtrați” și apoi butonul „Șterge”.
Cu cât ai mai multe sarcini în Planner, cu atât funcția de filtrare devine mai utilă.
Generează statistici pentru planul tău
Dacă ești manager, importanța statisticilor este crucială. Planner oferă câteva diagrame de bază pentru a-ți oferi o imagine clară asupra stadiului planului tău, simplificând astfel raportarea.
Accesează secțiunea „Diagrame” din partea de sus a planului.
Vei vedea reprezentări vizuale ale planului curent.
De asemenea, vei vedea o defalcare a sarcinilor pe prioritate și persoană alocată. Deși utile, aceste diagrame sunt limitate. Pentru analize mai profunde, exportă planul în Excel. Aici poți crea propriile diagrame sau conectează foaia de calcul la instrumente precum Power BI.
Pentru a exporta planul, apasă cele trei puncte din partea de sus a planului și apoi selectează „Exportați planul în Excel”.
Se va crea o foaie de calcul cu datele planului și sarcinilor, pe care o poți folosi pentru a crea vizualizări personalizate.
Instalează aplicația mobilă Planner
Pentru a gestiona planurile de oriunde, ai nevoie de aplicația mobilă Planner. Microsoft facilitează accesul la aplicație, fără a fi nevoie să mergi în magazinul de aplicații. Doar apasă pe linkul „Obțineți aplicația Planner” din partea de jos a barei laterale.
Se va deschide un panou unde poți introduce numărul de telefon. Microsoft îți va trimite un link de descărcare din magazinul de aplicații. Alternativ, poți introduce o adresă de e-mail dacă nu dorești să folosești numărul de telefon sau dacă este o tabletă fără număr.
Instalează aplicația și vei putea monitoriza munca fără a fi nevoie să ai un laptop la îndemână.