Rezolvați în mod regulat mai multe îndoieli sau întrebări pentru software-ul dvs. online?
Dacă răspunsul este DA, este posibil să aveți de-a face cu utilizatori care încă nu vă înțeleg produsul și nu-și explorează întregul potențial.
Primirea constantă a întrebărilor despre software-ul dvs. poate ocupa o mulțime de lățime de bandă de asistență, provocând, prin urmare, epuizarea frecventă a operatorului. Pentru a vă ajuta echipa de asistență să evite acest scenariu, puteți încerca să vă creați documentația software-ului online.
Cuprins
Ce este o documentație online?
Documentația online acționează ca un manual care ajută utilizatorii să înțeleagă ce este produsul și explică caracteristicile acestuia pas cu pas. Ajută chiar utilizatorii să înțeleagă modalitățile posibile în care produsul îi poate ajuta la întregul său potențial.
Puteți adăuga imagini, videoclipuri, GIF-uri de produse și multe altele pentru a arăta cum pot fi activate și operate diferite funcții ale produsului. Documentația online pentru soluțiile software poate varia în funcție de complexitatea produsului în cauză. Pentru unii, documentația poate părea o secțiune de întrebări frecvente, în timp ce pentru alții poate părea o prezentare aprofundată a produsului.
Cum funcționează documentația online?
Există mai multe moduri în care funcționează un instrument de documentare online. Iată o listă rapidă pentru a vă ajuta să evaluați cum poate fi de ajutor odată implementată.
- Funcționează ca un sistem central de stocare: puteți securiza toate informațiile legate de produs și puteți crea acces central pentru clienți și echipele de asistență la care se pot referi ori de câte ori au dubii cu privire la o funcție sau la modul în care funcționează.
- Economisește timp și energie: atunci când creați un depozit central de informații despre produse, ajutați atât clienții, cât și reprezentanții de asistență să economisească timp și energie în căutarea soluției potrivite. Puteți chiar să evitați epuizarea frecventă și să ajutați echipele de asistență să se concentreze asupra problemelor stringente de asistență.
- Promovează implicarea și păstrarea: instrumentele de documentare software vă ajută, de asemenea, să mențineți clienții implicați cu marca pe tot parcursul călătoriei lor. Clienții pot evita să caute răspunsuri în jurul produsului sau al funcționalității acestuia pe internet. Ei se vor întoarce la resursa pe care ați dezvoltat-o și vor rămâne conectați la brand. Aceasta este o modalitate excelentă de a-i menține implicați cu marca și de a-i păstra în același timp.
- Oferă cunoștințe aprofundate despre produs: de la configurare la toate caracteristicile, le puteți găsi cu documentația online. Puteți afla chiar când a fost lansată noua versiune și cum diferă de cea anterioară. Ajută potențialii în procesul de luare a deciziilor, deoarece includ, de asemenea, cazuri de utilizare și studii de caz din diferite industrii.
- Îmbunătățește experiența de asistență pentru clienți: unul dintre cele mai mari beneficii ale documentației online pentru afacerea dvs. este îmbunătățirea experienței de asistență pentru clienți. Vă puteți ajuta echipa să economisească timp și să direcționați clienții către o soluție care le răspunde întrebărilor fără a aștepta la cozi sau a anticipa un e-mail.
Cum să alegi soluția potrivită de documentare online?
Simpla înțelegere a documentației online și a modului în care funcționează pentru o organizație nu vă va ajuta să alegeți cel mai bun instrument. Dar următoarea listă de criterii poate. Iată o listă rapidă a lucrurilor pe care trebuie să le caute o companie atunci când alege un instrument de documentare online.
#1. Editor intuitiv
Un editor simplu, dar bogat în funcții, este o necesitate atunci când căutați instrumente de documentare software. Înțelegeți că nu unul, ci mulți oameni ar putea ajunge să editeze un singur articol în aceeași vizualizare. Prin urmare, este important ca toată lumea să vadă cine face care schimbare în articol.
#2. Căutare inteligentă
Opțiunea de căutare este o caracteristică proeminentă pentru orice platformă de documentare. Nimic nu este mai catastrofal decât un vizitator care părăsește documentația ta online frustrat după câteva minute, deoarece nu poate găsi informațiile sau produsul corect, chiar dacă îl ai în stoc. O funcție de căutare inteligentă va economisi timp pentru utilizatori și îi va ajuta să găsească rapid răspunsuri. Căutarea ar trebui să fie susținută cu etichete, cuvinte cheie asociate și multe altele.
#3. Analytics aprofundat
Este esențial pentru orice companie să identifice cum se descurcă documentația online în rândul clienților/prospecților. De aceea, este important să verificați dacă software-ul din baza de cunoștințe vă ajută să urmăriți următoarele valori:
- vizite de pagină
- Cele mai vizitate articole
- Căutări eșuate
- Răspunsuri de feedback la fiecare articol
- Rata de respingere
- Timp mediu petrecut pe articole
- Clienți noi față de cei care revin
Lista continuă. Dar dacă una dintre soluțiile software oferă aceste valori, nu ezitați să selectați opțiunea.
#4. Securitate
Activele adăugate unei baze de cunoștințe, cum ar fi informațiile despre produse, videoclipurile și imaginile acestuia, sunt de cea mai mare importanță pentru orice organizație. Prin urmare, protejarea acestor active ar trebui să fie una dintre prioritățile atunci când căutați cel mai bun software de documentare online pentru afacerea dvs. Iată o listă de întrebări pe care le puteți adresa furnizorului de servicii înainte de a finaliza produsul:
- Care este strategia ta împotriva accesului neautorizat?
- Utilizați firewall-uri sau autentificare cu doi factori pentru a proteja datele?
- Păstrați confidențialitatea datelor?
Întrebări ca acestea vă vor ajuta să obțineți claritate cu privire la modul în care furnizorul de servicii oferă securitatea datelor utilizatorilor săi.
#5. Versiune
Platforma acceptă versiunea?
Ca afacere cu produse, trebuie să vă asigurați că evoluția produsului este surprinsă și documentată. Utilizatorii pot integra produsul dvs. în diferite etape de evoluție. Este posibil ca aceștia să fie nevoiți să revizuiască documentația mai veche pentru o mai bună înțelegere a caracteristicii unui produs. Acest lucru nu este util doar pentru utilizatorii finali, este o necesitate și pentru echipa de dezvoltare a produsului.
Deci, platforma ar trebui să accepte versiunea cu un marcaj de timp.
#6. Managementul fluxului de lucru
Baza dvs. de cunoștințe trebuie să vă ofere controale complete de acces pentru gestionarea cu succes a fluxului de lucru. De exemplu, dacă sunteți administrator, ar trebui să vă permită să atribuiți roluri persoanelor care vor accesa software-ul în scopuri de scriere și editare. Cei care scriu articolul trebuie să aibă acces limitat, în timp ce cei care editează articolele vor avea un control diferit.
#7. Personalizare
După cum știm, personalizarea servește satisfacției utilizatorilor și încrederii în marca dvs. Se aplică și site-ului dvs. de documentare. Dacă un utilizator ajunge pe site-ul dvs. de documentare, ar trebui să îl simtă ca parte a mărcii dvs. Platforma ar trebui să vă ofere libertatea de a vă personaliza site-ul de documentare online, nu doar cu un logo și favicon, ci cu un domeniu personalizat, o adresă URL personalizată și să vă proiectați site-ul de documentare.
Iată câteva dintre cele mai eficiente instrumente de documentare online.
Deși sfaturile despre cum să alegeți software-ul de documentare online sunt benefice, ar fi grozav dacă aveți câteva opțiuni pentru a începe căutarea celui mai bun instrument din industrie. Această secțiune explorează soluțiile de top care vă pot ajuta să construiți documentație online completă a software-ului, fără probleme.
Să ne scufundăm!
Document360®
Document360 vă oferă o soluție completă de documentare online, care include, dar nu se limitează la, Căutare simplă, manager de categorii, management de etichete, șabloane de articole și multe altele. Interfața de utilizare cu drag-and-drop vă ajută să enumerați toate categoriile și subcategoriile lor în ordinea dorită.
Asta nu e tot. Vine cu căutare bazată pe inteligență artificială, găzduire privată, capabilități de versiuni, backup și restaurare etc. Editorul bogat este ceva ce trebuie să verificați. Puteți alege între un editor Markdown și un editor WYSIWYG.
Permite personalizarea completă a site-urilor de documentare, iar descrierile articolelor vă vor permite să adăugați esenta articolului, ceea ce ajută la căutarea rapidă și SEO. Sprijină colaborarea la nivelul următor cu o echipă de editori, colaboratori și editori. De asemenea, puteți configura notificări pentru a elimina sau actualiza articolele învechite.
Se integrează cu o gamă largă de tehnologii de asistență, chatbot și CRO, cum ar fi Zendesk, Intercom, Freshdesk, Drift, Zapier, Microsoft Teams, Slack și multe altele. De asemenea, vă puteți integra cu orice altă platformă folosind fragmente JavaScript.
Planul începe de la 99 USD/lună.
Clickhelp
Clickhelp, un instrument de creație de ajutor, vă ajută să creați documentația software fără probleme. Această soluție bazată pe cloud este cunoscută pentru că ajută utilizatorii săi să eficientizeze colaborarea între echipa de documentare. Aceasta înseamnă că îi va ajuta să urmărească modificările și să facă îmbunătățiri suplimentare după confirmarea cu privire la cine scrie și editează documentele.
Vă ajută chiar să îmbunătățiți conținutul, oferind informații detaliate despre performanța articolelor prin intermediul rapoartelor. Cei care au îndoieli cu privire la migrarea datelor de pe platforme precum MS Word, HTML, CHM și altele își pot lăsa grijile în urmă. Clickhelp este specializat în migrarea datelor de pe aceste și alte platforme. În plus, interfața sa simplă de utilizare face din configurație o simplă simplitate.
Planul începe de la 55 USD/lună.
Confluenţă
Confluence, ca și alte soluții de documentare online, ajută utilizatorii să creeze documente software care pot fi organizate categoric. Acest arbore de pagină face posibilă căutarea avansată, ajutând astfel clienții să găsească mai rapid articolele relevante.
În afară de asta, vă puteți găsi colaborând intern cu alte echipe pentru a eficientiza corectitudinea și calitatea conținutului. Pentru a eficientiza colaborarea internă și a securiza activele de conținut și permisiunile utilizatorilor. Acest lucru vă va ajuta să partajați accesul la cont cu echipele care fac parte din procesul de scriere și editare.
Planul plătit începe de la 55 USD/lună.
Nuclino
Nuclino este un alt instrument de documentare software pe care organizația dumneavoastră îl poate lua în considerare atunci când caută cea mai bună soluție de pe piață. Acest furnizor de servicii pretinde că își ajută utilizatorii să dea viață conținutului cu elemente creative, cum ar fi imagini, videoclipuri și multe altele. Acceptă chiar și funcții precum salvarea automată, care vă ajută să vă salvați progresul conținutului în timp ce vă construiți documentația software.
În plus, puteți găsi, de asemenea, opțiuni precum căutarea instantanee, care ajută clienții să găsească articole relevante în mod eficient. De asemenea, veți găsi cele peste 40 de integrări ale sale destul de utile, deoarece vă vor simplifica munca și vă vor planifica articole viitoare despre actualizările de produse și upgrade-urile de funcții fără probleme.
Planul începe de la 5 USD/utilizator/lună.
DocuWare
DocuWare este popular pentru funcțiile sale proeminente, cum ar fi recunoașterea optică a caracterelor (OCR), care îi ajută pe utilizatori să convertească textul imaginii în date. Acest lucru îi ajută pe utilizatori să adauge mai rapid date relevante și să le facă accesibile clienților lor.
De asemenea, puteți urmări versiunile documentelor existente. Acestea vă vor ajuta să monitorizați conținutul real publicat în versiunea inițială și modificările făcute cu fiecare nouă actualizare a produsului.
Citiți documentele
Read the Docs este o soluție de documentare tehnică care permite crearea și găzduirea gratuită a articolelor dvs. de asistență în jurul software-ului. Asta e corect; furnizorul de servicii pretinde că își oferă serviciul de documentare gratuit. Puteți gestiona mai multe versiuni ale documentelor în mod eficient.
Nici nu trebuie să vă faceți griji cu privire la plata per utilizator. Puteți avea cât mai mulți utilizatori pentru a vă gestiona documentația software. Singura captură pe care o are produsul sunt reclamele. Pentru a rula gratuit, folosesc reclamele ca sursă pentru a-și susține operațiunile. Utilizatorii care optează pentru versiunea gratuită pot întâlni mai multe anunțuri, deoarece conturile lor nu sunt fără anunțuri. Dar cei care preferă să meargă fără reclame trebuie să plătească 5 USD/proiect.
GitHub
GitHub este cunoscut pentru capacitatea sa de a ajuta dezvoltatorii să-și înregistreze zilele de programare în profilurile lor. Dacă un profil este în mare parte verde, înseamnă că dezvoltatorul a codificat frecvent și și-a actualizat progresul. Dar nu mulți știu că aceeași platformă oferă și software de documentare.
Aparent, oferă Pagini GitHub și chiar o platformă wiki pentru a vă crea depozitul central. Dar dacă îl integrați cu platforme precum Jekyll, paginile sale GitHub vă vor ajuta să creați documentație completă a produsului fără probleme. Dar rețineți că va fi în mare parte public și nu privat. În plus, veți avea nevoie de abilități bune de dezvoltare pentru a menține documentația în funcțiune.
Planul plătit începe de la 19 USD/lună.
Ce remediere
Whatfix vă ajută să creați o prezentare digitală completă a produsului dvs. Puteți oferi îndrumări despre cum funcționează produsul în cel mai interactiv mod posibil cu această soluție. Puteți crea documentație completă, întrebări frecvente și multe altele cu software-ul în vigoare.
Oferă și o platformă de analiză detaliată. Vă va ajuta să evaluați modul în care fiecare cititor interacționează cu fiecare articol din depozit, oferindu-vă, prin urmare, mai mult spațiu de a le îmbunătăți pentru rezultate mai bune sau chiar conversii.
Hârtie Dropbox
Dacă ați crede că Dropbox este limitat la facilități de stocare, am spune să ne gândim din nou. Instrumentul lor de documentare, Dropbox Paper, este destul de popular pentru că este un instrument de co-editare. Promite să aducă împreună atât creația, cât și coordonarea. Este perfect pentru crearea de depozite atât în scopuri interne, cât și externe.
Ceea ce este interesant este capacitatea sa de a găzdui imagini, fișiere audio, videoclipuri și alte tipuri de reclame în articole. Singurul lucru care face dificil pentru mulți oameni să aleagă acest instrument este capacitatea sa limitată de foldere. De asemenea, va fi gratuit pentru cei care au deja un cont Dropbox. Dar dacă doriți un abonament separat, este sfătuit să luați legătura cu echipa lor.
HelpDocs
HelpDocs este, de asemenea, una dintre alegerile noastre de top. Asta pentru că, la fel ca și celelalte din această listă, HelpDocs vă oferă și posibilitatea de a crea documentație, de a le găzdui sub serviciile lor și chiar de a monitoriza performanța tuturor articolelor pe care le creați.
Acest software oferă, de asemenea, funcționalitatea drag-and-drop care vă ajută să clasați articolele în funcție de importanța sau secvența lor în produs. Vă ajută chiar să marcați câteva articole separat în editor pentru scriitori sau echipe de produse. Acești marcatori îi vor ajuta să identifice articolele care trebuie actualizate pentru o performanță și o experiență mai bună pentru clienți.
Planul pentru acest instrument începe de la 46 USD/pe lună.
Sunteți gata să alegeți cel mai bun instrument de documentare online?
Vă faceți griji că clienții nu vă înțeleg produsul? Ce zici de a crea documentație software care să îi ajute să înțeleagă scopul, funcționalitatea și caracteristicile acestuia?
Prin construirea unei documentații software complete, vă puteți asigura că clienții găsesc toate răspunsurile legate de produsul dvs. într-un singur loc. De asemenea, pot evita să meargă în sprijinul echipelor și pot economisi timp și energie. Crearea documentației de la zero poate fi o sarcină plictisitoare și ar necesita mai multe resurse din partea dvs. În acest caz, ar fi grozav să utilizați un software de documentare online pentru a crea documente de ajutor pentru clienți.
Pentru a vă ajuta să începeți, am enumerat cele mai bune opțiuni pentru a vă porni călătoria spre alegerea celui mai bun instrument de documentare online pentru afacerea dvs. Sperăm că acest lucru vă ajută!
Puteți vedea, de asemenea, cum să creați o documentație API frumoasă.